Model voor een Register van de verwerkingsactiviteiten

De Privacycommissie stelt een Registermodel ter beschikking van de verwerkingsverantwoordelijken en dit om de ondernemingen en organisaties bij te staan in de opmaak van hun Register van de verwerkingsactiviteiten.

Hoe het Register invullen?

Het registermodel dat wij voorstellen bevat meer informatie dan de AVG oplegt. Dit registermodel moet dus echt als een instrument gezien worden omdat het de gebruiker in staat stelt een overzicht te behouden over alle belangrijke informatie die in het licht van de toepassing van de AVG evenzeer van belang zijn. 

  • De informatie die absoluut in het Register moet worden vermeld, zoals bepaald in de AVG, is in het rood gekleurd. Wanneer u dus de andere kolommen weglaat en slechts de rode velden behoudt, verkrijgt u een Register dat het minimum aan informatie bevat dat de AVG vereist. 
  • Het registermodel laat toe een historiek van de gegevensverwerkingen op te bouwen door onder de rubriek "status" de velden "einddatum verwerking" en "plaatsvervangende verwerking" in te vullen. Dit kan nuttig zijn om een overzicht te hebben van de belangrijke aspecten van de verwerkingen die een organisatie in het verleden heeft verricht. 
  • Het registermodel bevat 5 tabbladen:
    • Tabblad "Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke":  identificatie van de organisatie die het register beheert en desgevallend de identificatie van de functionaris voor de gegevensbescherming;
    • Tabblad "register": het eigenlijke register waar de verschillende soorten gegevensverwerkingen worden ingevuld;
    • Tabblad "lijsten":  lijsten  met voorbeeldwaarden als hulp bij het invullen van het Register;
    • Tabblad "handleiding register": Hier wordt uitgelegd hoe u het Register moet invullen. 
    • Tabblad "mapping aangifte": Met dit tabblad kunt vergelijken en dus gemakkelijk de informatie overnemen die u desgevallend al invulde in uw voorafgaande aangifte van de verwerking. Kolom A herneemt de categorieën van het Register en kolom B geeft het equivalent dat u in uw aangifte kunt terugvinden.

Dit model is geen officieel document, u mag dus een andere Register gebruiken zelfs in een andere format (een andere software, ... ) zolang het basisdoel van het Register behouden blijft: een volledig overzicht bieden van de verrichte persoonsgegevensverwerkingen. 

Het model dat wij aanbieden is gebaseerd op het model dat door SMALS werd ontwikkeld.