Machtigingsprocedure bij het Statistisch Toezichtscomité

Procedureverloop in een notendop

Volgens onderstaande procedure mag de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium gegevens doorgeven die een derde dan mag gebruiken.

Het Statistisch Toezichtscomité moet zowel instemmen met de doorgifte door de Algemene Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium van gecodeerde studiegegevens aan de aanvrager als met het vertrouwelijkheidscontract tussen de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium informatie en de aanvrager.

Elke aanvraag ingediend om mededeling te verkrijgen van gecodeerde studiegegevens van de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium, zal daarom steeds vergezeld moeten gaan van een vooraf met de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium ingevuld doch nog niet ondertekend vertrouwelijkheidscontract. Het is daarom noodzakelijk dat de aanvrager voor de samenstelling van de machtigingsaanvraag tot mededeling en het invullen van het bijbehorend vertrouwelijkheidscontract voorafgaandelijk contact opneemt met deAlgemene Directie Statistiek - Statistics Belgium.

De machtigingsaanvraag tot mededeling en het ingevulde vertrouwelijkheidscontract worden schriftelijk toegestuurd aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

De machtigingsaanvraag tot mededeling en het ingevulde vertrouwelijkheidscontract worden door de Commissie vervolgens toegestuurd aan het Statistisch Toezichtscomité en aan de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium. Deze laatste zal als beheersinstelling een technisch en juridisch advies verschaffen.

De termijnen die in de wet bepaald zijn, gaan slechts in vanaf het ogenblik dat het dossier volledig is. De vlotte en snelle behandeling van een aanvraag tot machtiging is in hoge mate afhankelijk van het feit of de aanvraag volledig, duidelijk en goed gemotiveerd is.
Vanaf het ogenblik dat het dossier volledig is, beschikt de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium over een termijn van 15 dagen om een technisch en juridisch advies te bezorgen aan het Statistisch Toezichtscomité.

Het Statistisch Toezichtscomité beschikt over 30 dagen hetzij vanaf de ontvangst van dit technisch en juridisch advies hetzij vanaf het verstrijken van de termijn van 15 dagen wanneer geen technisch en juridisch advies wordt bezorgd, om zich uit te spreken over de aanvraag tot machtiging. Indien het Statistisch Toezichtscomité zich niet uitspreekt binnen die termijn, dan wordt zijn uitspraak geacht overeen te stemmen met het technisch en juridisch advies.

Pas indien het Statistisch Toezichtscomité instemt met de mededeling van gecodeerde studiegegevens vanuit de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium en het contract tussen de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium en de derde goedkeurt, kan het contract getekend worden tussen de partijen. De machtiging tot mededeling heeft slechts uitwerking op het moment van de ondertekening van het contract.

Na ontvangst van het ondertekende contract deelt de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium de gevraagde gecodeerde studiegegevens mee binnen de termijnen bepaald in het contract.

Praktisch

Hierna wordt op schematische wijze toegelicht welke informatie de aanvraag tot mededeling en het vertrouwelijkheidscontract moeten bevatten. In combinatie met het modelformulier en het modelcontract dat op de site terug te vinden zijn, zou het aanvraagproces vlot moeten verlopen.

Opgelet: teneinde de naleving van de Privacywet te kunnen evalueren op het vlak van de veiligheid van de betrokken informatiesystemen, zal iedere aanvraag steeds vergezeld moeten zijn van een behoorlijk ingevulde en ondertekende conformiteitsverklaring voor de beveiliging van het informatiesysteem.

Dit evaluatieformulier verwijst naar de "Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoongegevens" en "Richtsnoeren m.b.t. de informatiebeveiliging van persoonsgegevens" die door de Privacycommissie worden aanbevolen.

Verder moet een evaluatievragenlijst voor een kandidaat-veiligheidsconsulent worden ingediend.

Toelichting bij het aanvraagformulier om gecodeerde studiegegevens te ontvangen

De aanvraag ingediend om mededeling te verkrijgen van gecodeerde studiegegevens van de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium gebeurt aan de hand van een modelformulier (Word-document/pdf-bestand) en zal minstens de hierna vermelde elementen bevatten.

Informatie over de aanvrager

  • Naam van de aanvragende instelling/organisatie, van de verantwoordelijke contactpersoon met juiste vermelding van de contactgegevens;
  • de naam en de contactgegevens van de gegevensverantwoordelijke, dit is de natuurlijke persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het naleven van alle verplichtingen m.b.t. de uitvoering van het vertrouwelijkheidscontract en van de statistiekwet;
  • de naam en de contactgegevens van een eventuele onderaannemer.

Omschrijving/situering van de organisatie

Met deze informatie kunnen tijdens het onderzoek van de aanvraag de activiteiten worden afgelijnd van de organisatie belast met het onderzoek/de studie.

De rechtsbasis en statuut van de aanvrager

Deze informatie moet toelaten te verifiëren of de aanvrager in aanmerking komt voor een machtiging. Een nauwkeurige opgave van de wettelijke bepalingen waarop men zich steunt is dan ook essentieel. Deze zijn opgenomen in artikel 15 van de statistiekwet (geconsolideerde versie van deze wet).

Mededeling van gecodeerde studiegegevens kan aldus aan:

  • overheidsdiensten:
    • federale overheidsdiensten of instellingen van openbaar nut die onderworpen zijn aan het gezag, de controlebevoegdheid of het administratief toezicht van de staat, met uitzondering van de belastingadministraties,
    • ministeriële departementen van gemeenschappen en gewesten, instellingen van openbaar nut die onderworpen zijn aan het gezag, de controlebevoegdheid of het administratief toezicht van de gemeenschappen en gewesten of Brusselse instellingen bedoeld in artikel 60 van de bijzondere wet van 12 januari 1989, met uitzondering van de belastingadministraties,
    • provincie- of gemeentebesturen, met uitsluiting van de belastingdiensten;
  • wetenschappelijke instelling;
  • particulier;
  • onderneming;
  • natuurlijke en rechtspersonen die een wetenschappelijk onderzoeksdoel nastreven, wanneer een daartoe strekkende aanvraag wordt ingediend, tezamen met een welomschreven onderzoeksproject dat aan de geldende wetenschappelijke normen beantwoordt, een voldoende gedetailleerde opsomming van de te raadplegen gegevens omvat, de analysemethodes beschrijft en een raming geeft van de vereiste tijd.

Gebruiksdoeleinden gevraagde gegevens

Deze informatie, in samenhang met andere gevraagde informatie, moet toelaten te verifiëren of de voorwaarden voor toekenning van een machtiging zijn vervuld:

  • wetenschappelijk onderzoek;
  • statistisch onderzoek;
  • beleidsondersteuning;
  • studiewerk van algemene relevantie;
  • andere.

Opgave van de doeleinden waarvoor de mededeling wordt gevraagd

Dit element is belangrijk bij de beoordeling van de aanvraag door het Statistisch Toezichtscomité. Het is immers op basis van de doelstelling dat het Comité zal kunnen nagaan of de gevraagde persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (de finaliteiten moeten daartoe zo precies mogelijk omschreven zijn zodat het voor elke burger begrijpelijk is wat het inhoudt).

Tevens wordt een schatting van de duur van het onderzoek gevraagd, wat van belang is om de bewaarduur van de gegevens te bepalen.

Beschrijving van de gevraagde gegevens

Deze informatie laat toe de gegevens en de variabelen te bepalen die zullen worden overgemaakt aan de aanvrager. Het is noodzakelijk op voldoende nauwkeurige wijze de gevraagde informatiegegevens aan te geven (type enquête, referentiejaar, detail en niveau van de gegevens, periode, …).

Per (categorie van) gegevens (zo gedetailleerd mogelijk)

Dit moet het Statistisch Toezichtscomité toelaten zich ervan te vergewissen dat de proportionaliteit werd nageleefd. Het is bijgevolg belangrijk dat de aanvrager uitlegt waarom de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn ter verwezenlijking van de in de aanvraag beschreven finaliteiten en objectieven:

  • aanduiding van de exacte behoefte:
    • enkel de toestand vandaag of ook evolutie ervan gedurende een bepaalde periode,
    • betreft het een eenmalige mededeling dan wel een regelmatige mededeling volgens een bepaalde frequentie;
  • bewijs van proportionaliteit: verklaar waarom de betrokken gegevens(categorie) onmisbaar zijn voor de realisatie van de nagestreefde doelstellingen.

De bewaarduur van de gegevens

Er wordt de verzoeker gevraagd de bewaarduur van de gegevens te preciseren en te motiveren. Het is van belang deze duur te vermelden, want deze zal worden opgenomen in het vertrouwelijkheidscontract met de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium.

Bij gebrek hieraan, zal het vertrouwelijkheidscontract worden gesloten voor de duur van één jaar. Geen enkel contract zal voor onbepaalde duur worden gesloten. Op de vervaldatum van de vertrouwelijkheidsovereenkomst dienen de gegevens en back-ups te worden vernietigd. Het is niet toegestaan de gegevens voor dezelfde doeleinden langer te blijven gebruiken, tenzij de overeenkomst wordt verlengd. Mochten de statistische doeleinden reeds voor het vervallen van de aanvankelijk vastgestelde termijn zijn bereikt, dienen de gegevens en back-ups nog voor afloop van deze termijn te worden vernietigd, met name meteen nadat de statistische doeleinden zijn verwezenlijkt.

Beheersmaatregelen

De verzoeker wordt gevraagd welke maatregelen zijn genomen om de gegevens te beschermen en te beveiligen en welke maatregelen zijn genomen om te verhinderen dat gegevens na publicatie van de resultaten geïdentificeerd zouden kunnen worden.
Tevens wordt de verzoeker gevraagd een aparte conformiteitsverklaring over de beveiliging van zijn informatiesysteem in te vullen, evenals een evaluatievragenlijst voor de kandidaat-veiligheidsconsulent.

Enkel voor natuurlijke en rechtspersonen die een wetenschappelijk onderzoeksdoel nastreven (artikel 15, eerste lid, 4° van de wet van 4 juli 1962)

  • Beschrijving van de analysemethoden die zullen worden aangewend;
  • aantonen dat het onderzoeksproject beantwoordt aan de geldende wetenschappelijke normen.

Het vertrouwelijkheidscontract

Het vertrouwelijkheidscontract (Word-document/pdf-bestand) moet minstens de hierna vermelde elementen bevatten:

  • de verbintenis van de derde om de ontvangen gegevens niet door te geven aan een andere gebruiker, behalve met de toestemming van de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium, dat contact opneemt met de nieuwe gebruiker en er een vertrouwelijkheidscontract mee opmaakt;
  • de verplichting van de derde om te waken over de bescherming en de veiligheid van de gegevens en om ervoor te zorgen dat de individuele gegevens niet indirect uit de gepubliceerde resultaten geïdentificeerd kunnen worden;
  • de controles waaraan de derde wordt onderworpen;
  • de sancties voor het geval de derde zijn contractuele verplichtingen schendt. De sancties kunnen bestaan in de eenzijdige beëindiging van het contract en in een eis tot schadevergoeding;
  • de duur van het vertrouwelijkheidscontract.

Het ontbreken van een van deze elementen kan tot gevolg hebben dat het dossier als niet in gereedheid wordt beschouwd. In dat geval zal de aanvrager verzocht worden om bijkomende inlichtingen te verschaffen. De afhandeling van het dossier wordt daardoor vertraagd.