Machtigingsprocedure bij het Sectoraal comité van het Rijksregister

Inleiding

De sectorale comités hangen af van de Commissie en zijn in het leven geroepen om een deskundig antwoord te bieden op vragen die gaan over zeer gespecialiseerde materies. Het Sectoraal comité van het Rijksregister houdt toezicht op het naleven van de wetten en regels over het Rijksregister, de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister,het register van de identiteitskaarten en het register van vreemdelingenkaarten.

Het Rijksregister is een databank, waarin alle Belgen en iedere persoon die in België woont, zijn opgenomen. In het Rijksregister staan volgende gegevens vermeld:

  • naam,
  • voornaam,
  • adres,
  • geslacht,
  • beroep,
  • burgerlijke staat,
  • samenstelling van het gezin,
  • rijksregisternummer,
  • ...

Het spreekt vanzelf dat niet iedereen zomaar toegang kan krijgen tot deze persoonsgegevens. Aan de andere kant is het soms echt wel noodzakelijk om de gegevens van het Rijksregister in te kijken. Niemand kan echter het Rijksregister inkijken of het rijksregisternummer gebruiken zonder dat hij hiervoor de machtiging (toestemming) heeft gekregen van het Sectoraal comité van het Rijksregister.

Het Sectoraal comité van het Rijksregister zal elke machtigingsaanvraag grondig onderzoeken, waarbij het een afweging zal maken tussen de doelstelling waarvoor het Rijksregister in het leven werd geroepen en de belangen van de betrokken personen. Al naargelang van het resultaat van deze afweging zal het comité de gevraagde machtiging al dan niet goedkeuren.

De procedure in een notendop

De machtigingsaanvraag wordt schriftelijk ingediend bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel).

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer maakt de aanvraag vervolgens over aan het Sectoraal comité van het Rijksregister en aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, de als beheersinstelling een juridisch en technisch advies zal geven.

De termijnen die bij zijn vastgelegd beginnen pas te lopen vanaf het moment dat het dossier volledig is. Het feit dat de machtigingsaanvraag alle noodzakelijke informatie bevat, op een begrijpelijke manier is opgesteld en correct gemotiveerd is heeft een bepalende invloed op de snelheid van de behandeling van de aanvraag.

Zodra het dossier volledig is, beschikt de Federale Overheidsdienst over twee weken om het Sectoraal comité van het Rijksregister een juridisch en technisch advies te bezorgen.

Het Sectoraal comité van het Rijksregister heeft 30 dagen om een beslissing te nemen over de machtigingsaanvraag. Deze termijn gaat in vanaf de datum van ontvangst van het juridisch en technisch advies of twee weken na de datum dat het comité dit advies had moeten ontvangen.

Gedetailleerde informatie over de machtigingsaanvraag

Hieronder vindt u een overzicht van de informatie die de vraag om toegang/mededeling moet bevatten. Elke machtigingsaanvraag bij het Sectoraal comité van het Rijksregister moet worden ingediend met een correct ingevuld aanvraagformulier (Word-document/pdf-bestand). Indien de informatie onvolledig of ontoereikend is, zou het kunnen dat het dossier niet in aanmerking komt om behandeld te worden. In dat geval zal de aanvrager ertoe worden uitgenodigd aanvullende informatie te bezorgen, wat de behandeling van het dossier natuurlijk vertraagt. Met het aanvraagformulier kan de aanvrager onderstaande informatie meedelen.

Voorwerp van de aanvraag

Kruis eerst en vooral het (de) passende hokje(s) aan om het voorwerp van uw aanvraag aan te geven. U vraagt misschien om het rijksregisternummer te gebruiken en/of toegang te krijgen tot gegevens uit het Rijksregister of die te ontvangen. Het is ook mogelijk toegang te krijgen tot het Wachtregister, het Register van identiteitskaarten en het Register van vreemdelingenkaarten.

Informatie over de aanvrager

De aanvrager dient volgende inlichtingen te verstrekken:

  • naam;
  • rechtsvorm;
  • adres;
  • gegevens van de instelling (telefoon/fax/e-mailadres);
  • gegevens van de contactpersoon (naam/voornaam/telefoon/fax/e-mailadres/functie).

Let op: als u reeds over een Rijksregistermachtiging beschikt vergeet dan niet de referentie van het koninklijk besluit te vermelden als de machtiging dateert van voor 31/12/2003) of de refetentie van de beraadslaging als de machtiging van na 01/01/2004 dateert.

Ontvankelijkheid

Aan de hand van deze informatie wordt nagegaan of de aanvrager aanspraak kan maken op een machtiging. De instanties die in aanmerking kunnen komen om gemachtigd te worden, zijn opgesomd in artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR):

  • voor een Belgische openbare overheid: vermelding van de wetten, decreten of ordonnanties ter uitvoering waarvan toegang/ mededeling noodzakelijk is;
  • voor een openbare of private instelling van Belgisch recht:
    • de wetten, decreten of ordonnanties op basis waarvan hen een taak van algemeen belang wordt toevertrouwd waarvan de uitoefening toegang/mededeling vereist,
    • een taak die door het sectoraal comité van het Rijksregister wordt erkend als een taak van algemeen belang;
    • voor notarissen en gerechtsdeurwaarders: de wetten, decreten of ordonnanties op basis waarvan zij gemachtigd zijn bepaalde gegevens uit het Rijksregister te kennen;
  • voor de Orde van Apothekers: de wet op het Rijksregister;
  • voor de Orde van de Vlaamse balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone: de bepalingen waaruit de taken van advocaten als medewerkers van het gerecht blijken en in het licht waarvan zij moeten beschikken over zekere inlichtingen;
  • voor natuurlijke personen en rechtspersonen die handelen als onderaannemer van een Belgische openbare overheid en een openbare of private instelling van Belgisch recht:
    • aanvrager is de betrokken overheid of instelling,
    • de rechtsbasis (zie hoger),
    • de identiteit van de onderaannemer, de duur van de onderaanneming,
    • de bevestiging dat de onderaannemer werkt onder verantwoordelijkheid en controle van de betrokken overheid of instelling,
    • een bijgevoegd document waaruit de formele verbintenis blijkt van de onderaannemer om de regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven.

Doeleinden waarvoor toegang tot of mededeling van gegevens wordt gevraagd

Dit is belangrijke informatie voor het onderzoek van de aanvraag door het Sectoraal comité. Het is immers op basis van de doeleinden dat het Sectoraal comité zich ervan kan vergewissen of de gegevens tot waarvoor toegang/ mededeling wordt gevraagd toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn.

De concrete reden voor de gegevensverwerking moet worden beschreven. Deze reden mag niet worden verward met een algemene doelstelling en moet precies en duidelijk omschreven worden.

De aanvrager moet ook uiteenzetten waarom dit doeleinde voor hem legitiem is door de opdracht van openbaar belang te beschrijven waarvoor hij de gegevens verwerkt, evenals de wettelijke basis voor deze opdracht van openbaar belang, … (art. 5 WRR, art. 5 Privacywet).

Algemene beschrijving van de context van de machtigingsaanvraag

Beschrijf in welke mate toegang tot de gevraagde gegevens (of gebruik van het rijksregisternummer) een invloed zal hebben op de manier waarop de gegevensverwerkingen nu worden uitgevoerd voor het nagestreefde doeleinde. De aanvrager moet een beschrijving gegeven van de huidige manier van werken.

Oplijsting van de gevraagde gegevens

Omschrijf de categorieën personen over wie u gegevens vraagt, alsook de gegevens waarom u verzoekt. Een uiteenzetting van wat de aanvrager precies nodig heeft en de gewenste bewaarduur van de gegevens wordt ook gevraagd.

Historiek en wijzigingen

Deze rubrieken verwijzen naar een eventueel verzoek om toegang tot de wijzigingen die in het verleden zijn aangebracht aan de gevraagde gegevens of naar de automatische ontvangst van toekomstige wijzigingen aan de gegevens waar toegang tot wordt gevraagd.

Frequentie van de gevraagde toegang of mededeling

Vermeld of de aanvraag een eenmalige, periodieke of permanente toegang tot de gegevens betreft.

Intern gebruik en/of mededeling aan derden

Verduidelijk of de persoonsgegevens enkel bestemd zijn voor intern gebruik ofwel of ze ook aan derden zullen worden meegedeeld en waarop.

Duur van de gevraagde machtiging en rechtvaardiging

Gebruik van het rijksregisternummer

Als u het rijksregisternummer niet wenst te gebruiken, hoeft u dit deel niet in te vullen. Indien dit wel het geval is, geef dan de concrete reden op waarom u dit nummer wilt gebruiken.

Netwerkverbindingen

Met "netwerkverbindingen" wordt bedoeld dat persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze worden doorgegeven aan derden waarbij het identificatienummer van het rijksregister van de betrokken als sleutel wordt gebruikt. Duid telkens aan of de andere instanties die betrokken zijn bij deze verbindingen gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken.

Opgelet

Om te kunnen nagaan of de Privacywet wordt nageleefd wat de veiligheid van de betrokken informatiesystemen betreft, moeten onderstaande documenten worden toegevoegd aan elke vraag om toegang tot het Rijksregister of om mededeling van gegevens uit het Rijksregister. De documenten moeten ook worden toegevoegd aan elke aanvraag tot machtiging van gebruik van het Rijksregisternummer.

Deze formulieren verwijzen naar de "Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" en "Richtsnoeren m.b.t. de informatiebeveiliging van persoonsgegevens" die door de Commissie worden aanbevolen.