Qu'est-ce qu'un traitement de données ?

Par "traitement de données", on entend : toute opération éventuelle appliquée à des données à caractère personnel, telle que la collecte, l'utilisation, la gestion ou la communication.

 Quelques exemples :

  • un magasin qui demande à un client de compléter un coupon-réponse traite des données ;
  •  un hôtel qui vous offre la possibilité de réserver en ligne traite également des données lorsqu'il vous demande à cet effet le nom du (des) client(s), les dates du séjour et un numéro de carte de crédit.

Les technologies de l'information et de la communication ont rapidement évolué, offrant ainsi beaucoup de possibilités et de nombreux avantages.

L'utilisation de l'ordinateur et d'Internet permet aux entreprises, mais également aux autorités publiques, de garantir un meilleur service et nous facilite la vie au quotidien.

L'utilisation de ces technologies ne peut toutefois pas mettre en danger notre vie privée. En effet, les données diffusées par les technologies sont souvent personnelles. Des banques de données ou des fichiers contenant des données à caractère personnel sont constitués, utilisés, communiqués et vendus. Dès lors, il devient de plus en plus difficile de savoir qui dispose de quelles données et ce qu'il en advient ; nous n'avons plus le contrôle de nos données. Le risque d'abus est donc grand.

Depuis 1992, il existe en Belgique une loi qui veille à ce que nos données personnelles ne puissent pas être traitées de n'importe quelle manière. Cette loi est mieux connue sous le nom de la Loi vie privée. La Loi vie privée belge définit très précisément de quelle manière et dans quelles circonstances des données personnelles peuvent être traitées ou transmises. La Loi vie privée vient cadrer l'utilisation des données à caractère personnel. Elle définit les droits et obligations de la personne dont les données sont traitées, tout comme les droits et obligations du responsable du traitement lui-même.

Avant de poursuivre votre lecture, il est important que vous sachiez que la Loi vie privée n'est pas d'application lorsque des données sont collectées qui ne seront utiles qu'à des fins purement personnelles ou domestiques. C'est par exemple le cas d'un agenda électronique personnel ou un fichier d'adresses privé. Par ailleurs, les journalistes, les écrivains et les artistes sont dispensés de certaines obligations dans le cadre de la liberté artistique et journalistique.

Un traitement de données commence par la collecte de données. Mais avant de procéder à la collecte des données, le responsable du traitement doit déclarer ce traitement auprès de la Commission vie privée. Toutes les informations relatives à la déclaration sont disponibles dans la rubrique "déclaration".

La collecte de données doit se dérouler de manière loyale et donc transparente, , ce qui  implique que la personne concernée par ces données (personne concernée) doit recevoir des informations de la part de personne qui collecte ces données (le responsable du traitement ou son représentant).
Le responsable du traitement doit :

  • indiquer pourquoi il souhaite obtenir vos données à caractère personnel ;
  • transmettre ses coordonnées ;
  • communiquer qui recevra les données ;
  • indiquer que la personne concernée a le droit de consulter et de faire rectifier vos données ;
  • signaler que la personne concernée peut s'opposer, sans frais, à l'utilisation de ses données à des fins de marketing direct, lors d'actions publicitaires par exemple.

Le responsable du traitement ne peut pas :

  • dire qu'il poursuit un certain but alors qu'il vise d'autres finalités avec les données collectées ;
  • agir à l'insu de la personne concernée. Si cette dernière effectue par exemple une commande via un site web et qu'elle est donc dans l’obligation de communiquer ses données à caractère personnel, ce site Internet doit prévoir une rubrique qui vous informe de ce qu'il va advenir de vos données. Cette rubrique est généralement appelée " privacy policy"). Il est donc très important que la  personne concernée lise préalablement cette rubrique

On ne peut collecter des données à caractère personnel que si elles sont nécessaires pour atteindre l'objectif annoncé et si elles peuvent être pertinentes. Ainsi, un commerçant peut demander le nom et l'adresse de ses clients pour leur envoyer des factures ou les informer de ses activités commerciales. Toutefois, il n'a aucune raison valable de demander la date de naissance ou la profession de ses clients.

Le responsable du traitement n'est pas toujours obligé de s'adresser directement à vous pour obtenir vos données. Il peut également les obtenir auprès d'une autre personne ou auprès d'institutions ou de sociétés qui disposent de banques de données.

Deux exemples :

  • un médecin généraliste envoie les données d'un patient à un spécialiste ;
  • une entreprise peut, par exemple, demander à une agence d'intérim de lui envoyer une liste avec le curriculum vitae des personnes qui répondent à un profil professionnel souhaité.

Le principe selon lequel la personne concernée doit être tenue au courant reste cependant valable.

Si l'information des personnes concernées est impossible ou nécessite des efforts disproportionnés, le responsable du traitement est dispensé de cette obligation d'information. Cependant, il doit toujours le justifier auprès de la Commission vie privée. Il joint sa justification à la déclaration qu'il doit faire avant de commencer le traitement.