Questions les plus fréquemment posées - Courrier électronique

Le blocage d’une boîte de messagerie électronique ne constitue pas un traitement de données à caractère personnel soumis à la loi vie privée.
Ceci étant, comme la Commission l’a relevé dans sa recommandation 08/2012, le droit d’autorité de l’employeur sur ses employés et son droit de propriété sur les biens mis à disposition par lui aux employés impliquent qu’il est libre d’autoriser ou d’interdire l’utilisation de la messagerie électronique au travail.

Il est recommandé de régler le sort de la messagerie électronique attribuée au nom du travailleur (récupération des courriers professionnels non traités, effacement des courriers privés,…) avant son départ en sa présence voire en cas de situation conflictuelle avec la présence complémentaire d’un tiers neutre – personne de confiance (conseiller en prévention externe, …). Cette opération pourra se clôturer par la déclaration écrite du travailleur certifiant avoir transféré à l’entreprise tous les messages électroniques de nature professionnelle qui n’étaient pas encore remis (via le système de gestion documentaire) et qui devaient encore être traités et certifiant avoir disposé du temps et des conditions suffisantes pour reprendre ou effacer ses correspondances personnelles.

Il convient par ailleurs de noter que le droit d’accès reconnu par la loi vie privée aux personnes concernées n’inclut pas d’avoir de droit de disposer de copie.

Par ailleurs, dans la mesure où l’employeur peut légitimement détruire la messagerie électronique d’un travailleur ayant cessé ses fonctions lorsqu’il n’est pas nécessaire pour lui de la conserver, il est tout à fait envisageable qu’il ne dispose plus des mails/contacts privés du travailleur un fois qu’un certain laps de temps se soit écoulé après son départ.

Il convient si possible de veiller à ce que le sort de la messagerie électronique soit réglé avant le départ de l’employé. Au même titre qu’il doit être laissé au travailleur le soin de reprendre ses effets personnels, il convient de lui laisser le soin de reprendre ou d’effacer ses communications électroniques d’ordre privé. Si une partie du contenu de sa messagerie doit être récupéré pour assurer la bonne marche de l’entreprise, cela doit se faire avant le départ de l’employé et en sa présence. En cas de situation litigieuse, l’intervention de la personne de confiance est également à cet effet recommandée lorsque l’employeur peut légitimement craindre que l’employé concerné puisse intentionnellement organiser une fuite de données professionnelles.

Non, il est recommandé à l’employeur de bloquer la messagerie électronique du travailleur ayant cessé ses fonctions, dans les plus brefs délais et après y avoir fait insérer un message automatique avertissant tout correspondant ultérieur du fait que le travailleur a quitté ses fonctions et ce, pendant une période de temps raisonnable (a priori 1 mois).

Au-delà de cette période, la messagerie électronique de l’employé concerné sera  idéalement supprimée. En aucun cas, l’adresse mail professionnelle au nom d’un ancien travailleur ne pourra encore être utilisée. De tels agissements pourraient être pénalement sanctionnés au titre de faux ou d’usurpation de nom.

Ces courriers contiennent eux aussi potentiellement des données à caractère personnel et ils ne peuvent par conséquent être traités sans condition. Quand l’employeur veut y accéder en l’absence du travailleur pour assurer la continuité des services, il doit respecter les principes de la loi vie privée : informer préalablement le travailleur de ce type d’accès à la messagerie électronique ( par ex dans la charte ICT de l’entreprise), se limiter aux courriers qui semblent en rapport avec la gestion des dossiers en cours et en principe, à la période d’absence du travailleur pendant laquelle ses correspondants n’étaient pas au courant de son absence. Ce n’est que si des éléments spécifiques permettent de le justifier que l’employeur pourra accéder à d’autres courriers électroniques et/ou coordonnées de contacts professionnels de l’employé absent si cela s’avère nécessaire pour assurer la continuité des activités de l’entreprise.

Tout d’abord, il convient d’apprécier si un tel besoin existe dans le chef de l’employeur au regard des mesures préventives qui ont pu être adoptées pour appréhender cette situation.

Si tel est le cas, en cas d’interdiction d’utilisation de la messagerie à des fins privées, les courriers électroniques peuvent en principe être accédés pour assurer la continuité de l’entreprise. Le principe de proportionnalité de la loi vie privée requiert également que seules des données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie soient traitées. Les modalités de l’accès à la boite de messagerie devront être limitées à ce qui est strictement nécessaire pour réaliser la finalité poursuivie ; soit assurer la continuité des services.

En cas de tolérance d’usage mixte de la messagerie professionnelle, il est recommandé de demander, si la situation le permet, au travailleur concerné de transférer ses courriers électroniques professionnels non encore traités ou à défaut, de faire intervenir un intermédiaire de confiance qui sera, en cas de nécessité, chargé d’accéder à la messagerie de l’employé absent pour y retrouver les seuls messages d’ordre professionnel nécessaires pour assurer la continuité du service.

A priori, seuls les courriers électroniques se rapportant à la période d’absence de l’employé n’ayant pas fait l’objet d’une notification automatique d’absence, voire d’une période raisonnable la précédant pourront par ailleurs être accédés dans la mesure où seuls ces courriers électroniques apparaissent pertinents pour assurer la continuité des activités de l’entreprise. Toutefois, si des éléments spécifiques permettent de le justifier, l’employeur pourra accéder à d’autres courriers électroniques et/ou coordonnées de contacts professionnels de l’employé absent si cela est nécessaire pour assurer la continuité des activités de l’entreprise.

Cette façon de procéder présente l’inconvénient qu’elle peut potentiellement impliquer la divulgation non intentionnelle d’informations personnelles – voire sensibles – concernant le travailleur concerné et ce à l’insu de ce dernier et de son correspondant étant donné qu’il n’y par nature aucune  maîtrise sur les courriers électroniques entrants (ex : déplacement d’un rendez-vous médical, …).

Il convient en lieu et place de privilégier l’insertion, dans la messagerie électronique, d’un message automatique avertissant tout correspondant ultérieur de l’absence du travailleur concerné ainsi que des coordonnées de la personne (ou adresse mail générique) à contacter en lieu et place.