Questions les plus fréquemment posées - Accès au registre de la population


Pour la Commission vie privée, il est important, dans la pratique, que le Collège des bourgmestre et échevins travaille en deux phases lors de la demande. La première étape doit consister en l'analyse de la recevabilité de la demande d'obtention d'une liste : la commune est-elle un "organisme de droit belge" accomplissant une "tâche d'intérêt général" ? L'étape 2 consiste alors à l'analyse factuelle du bien-fondé : l'acte concret est-il directement lié à la tâche d'intérêt général de l'organisme de droit belge en question ? Le Collège des bourgmestre et échevins doit donc faire preuve d'une certaine prudence lorsqu'il examine les demandes. Le simple fait qu'un organisme accomplisse des tâches d'intérêt général ne suffit pas nécessairement pour lui fournir des listes. Par exemple, la mission d'une école consiste à dispenser un enseignement de qualité dans le cadre de son projet pédagogique (intérêt général). Le recrutement d'élèves et le fait de se positionner sur le marché scolaire ne font pas partie de cette mission centrale. Par conséquent, on ne peut pas fournir une liste à une école afin qu'elle puisse envoyer aux élèves (parents) de la dernière année d'enseignement primaire un courrier personnalisé afin de les inciter à suivre l'enseignement secondaire qu'elle dispense. Un tel acte ne s'inscrit pas dans le cadre de l'accomplissement d'une tâche d'intérêt général.

La Commission vie privée estime par ailleurs que dès qu'il est question de ce que l'on appelle un "intérêt supralocal", le demandeur ne doit pas adresser sa demande aux différentes communes concernées mais qu'il doit faire appel au Registre national et donc introduire une demande d'autorisation au Comité sectoriel du Registre national.

Enfin, la Commission vie privée souhaite également faire remarquer que l'utilisation de données du registre de la population ne constitue pas le seul moyen disponible pour atteindre le public. Lorsque par exemple d'autres moyens sont disponibles pour atteindre le public, le Collège doit rejeter la demande. On peut ainsi se référer à l'information des citoyens via le site Internet de la commune, via le journal communal d'information ou via des dépliants spécifiques (à la maison communale, au bureau de poste local ou via une distribution toutes-boîtes). Certains de ces actes témoignent en outre d'une certaine publicité active de l'administration. Pour les écoles spécifiquement, la commune peut par exemple choisir de mentionner toutes les écoles de son territoire sur le site Internet de la commune ou dans le journal communal d'information de sorte que les parents puissent eux-mêmes prendre contact avec l'école de leur choix. Il s'agit là d'un exemple pratique du principe de proportionnalité.

Les organismes de droit belge qui accomplissent des missions d'intérêt général peuvent adresser une demande écrite motivée au Collège des bourgmestre et échevins pour obtenir une liste d'adresses. Le Collège doit alors se prononcer quant au bien-fondé de la demande.

Une école relève de la notion "d'organisme de droit belge". Dans la mesure où elle remplit sa mission pédagogique (par exemple, un enseignement de qualité), elle exerce une mission d'intérêt général. Faire de la publicité de l'enseignement dispensé afin d'attirer des élèves ne fait toutefois pas partie de cette mission pédagogique et ne relève donc pas de l'intérêt général.

Ce n'est que dans des cas très exceptionnels que des données du registre de la population peuvent être communiquées. Le Collège doit faire preuve de la prudence nécessaire en appréciant au cas par cas et doit motiver sa décision. En outre, en cas d'appréciation positive, le Collège ne peut communiquer que les données strictement nécessaires.

La réglementation est pourvue d’une nouvelle possibilité d’utilisation, à savoir l’obtention d’informations des registres de la population (soit par le biais d’extraits ou de certificats, soit via des listes de personnes, soit via une consultation) pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques.

Une première extension concerne la possibilité d’obtenir des extraits et des certificats pour des raisons généalogiques, historiques ou pour d’autres raisons scientifiques. Ces documents sont délivrés librement s'il s'agit de données provenant de registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans. Les ascendants peuvent également être mentionnés si cela a été demandé.
Quant à la délivrance d’extraits ou de certificats présentant des données provenant de registres de la population clôturés il y a moins de 120 ans, les règles sont plus strictes. En effet, la protection de la vie privée entre en ligne de compte, exigeant le consentement de la personne concernée ou de ses proches pour la divulgation des données à caractère personnel demandées (s’il n’y pas de descendants au premier degré, il incombe au Collège des Bourgmestres et Échevins de décider). La demande sera introduite via une requête motivée adressée au Collège des Bourgmestres et Échevins. La requête comprend en outre l'engagement du demandeur de n'utiliser les informations obtenues que pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques et  mentionne les éventuelles publications.

Une deuxième extension concerne les registres clôturés depuis plus de 120 ans qui peuvent être consultés librement s'il s'agit de finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques. Les modalités de consultation de ces registres sont définies par le Collège des Bourgmestres et Échevins. La numérisation de ces registres est également une possibilité prévue. Il est également possible de mettre à disposition des tiers la copie de ces registres clôturés il y a plus de 120 ans contre paiement pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques. Ces tiers ne peuvent diffuser les registres. Il faut éviter que ces listes en tant que telles se retrouvent sur Internet.

Une troisième et dernière extension concerne la possibilité de désormais fournir également des listes de personnes à des chercheurs justifiant explicitement d’un intérêt historique ou d'un autre intérêt scientifique manifeste. La liste peut aussi mentionner les ascendants. La demande pour l’obtention de listes de personnes provenant de registres clôturés il y a moins de 120 ans, et ce pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques, doit être adressée au Collège des Bourgmestres et Échevins à l’aide d’une requête motivée. Cette requête comprend en outre l'engagement du demandeur de n'utiliser les informations obtenues que pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques et mentionne les éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées.

L'envoi de félicitations à des habitants de la commune à l'occasion de leur jubilé de mariage est permis, mais ce doit être une initiative de l'administration communale. Il est ainsi clair qu'il ne s'agit pas d'une initiative privée et que l'on ne peut pas considérer qu'il est question d'une propagande politique. Dans la pratique, c'est souvent un échevin déterminé (par exemple, celui des festivités) ou le bourgmestre qui envoie la lettre, mais cette dernière doit mentionner clairement qu'elle émane de l'administration communale et qu'il ne s'agit pas d'une initiative privée d'un conseiller communal par exemple, ce qui peut facilement être considéré comme une forme de récupération politique (surtout par exemple si la période des élections communales approche). L'envoi de telles lettres devrait de préférence faire l'objet de procédures établies, de sorte que toute personne au sein de la commune sache ce qui est permis ou non. La Commission vie privée estime que la consultation des registres de la population doit toujours être couverte par une décision de l'administration communale (par exemple, du Collège des bourgmestre et échevins), ce qui permet de contrôler la finalité de la consultation. La mission qui consiste à consulter le registre de la population doit toujours se faire en fonction des "fins internes", lesquelles doivent s'inscrire dans le cadre de la compétence de la commune dans le chef de sa mission d'administration publique.

Les organismes de droit belge qui accomplissent des missions d'intérêt général peuvent adresser une demande écrite motivée au Collège des Bourgmestre et Échevins pour obtenir une liste d'adresses. Le Collège doit alors se prononcer quant au bien-fondé de la demande.

Une association relève de la notion "d'organisme de droit belge" et peut exercer une mission d'intérêt général (par exemple, à des fins caritatives, culturelles ou philanthropiques). Le fait de recruter de nouveaux membres ou de bien se positionner sur le marché ne peut cependant pas être qualifié " d'intérêt général". Il est également important de souligner qu'une association de fait ne peut pas recourir à ce règlement.

Ce n'est que dans des cas très exceptionnels que des données du Registre de la population peuvent être communiquées. Le Collège prendre les précautions nécessaires en appréciant au cas par cas et doit motiver sa décision. En outre, en cas d'appréciation positive, le Collège ne peut communiquer que les données strictement nécessaires.