U bent hier: Home > Sectorale comités > Sectoraal comité van het Rijksregister > Machtigingsaanvraag

Een machtigingsaanvraag indienen

Publieke of private instellingen met een opdracht van algemeen belang kunnen een machtigingsaanvraag indienen bij de Commissie, die de behandeling van deze aanvraag zal toevertrouwen aan het Sectoraal comité van het Rijksregister.

Het spreekt vanzelf dat het onderstaande verduidelijkt moet worden in de aanvraag:

• waarom het noodzakelijk is toegang te krijgen tot de gegevens;
• wie toegang tot de gegevens moet krijgen;
• hoe lang de toegang moet gelden.

Het Sectoraal comité van het Rijksregister zal de aanvraag grondig onderzoeken, waarbij het een afweging zal maken tussen de doelstelling van de verwerking en de belangen van de betrokken personen. Al naargelang van het resultaat van deze afweging zal het comité de gevraagde machtiging al dan niet goedkeuren.

De procedure in een notendop

De machtigingsaanvraag wordt schriftelijk ingediend bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Hoogstraat 139 – 1000 Brussel).

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer maakt de aanvraag vervolgens over aan het Sectoraal comité van het Rijksregister en aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, de als beheersinstelling een juridisch en technisch advies zal geven.

De termijnen die bij zijn vastgelegd beginnen pas te lopen vanaf het moment dat het dossier volledig is. Het feit dat de machtigingsaanvraag alle noodzakelijke informatie bevat, op een begrijpelijke manier is opgesteld en correct gemotiveerd is heeft een bepalende invloed op de snelheid van de behandeling van de aanvraag.

Zodra het dossier volledig is, beschikt de Federale Overheidsdienst over twee weken om het Sectoraal comité van het Rijksregister een juridisch en technisch advies te bezorgen.

Het Sectoraal comité van het Rijksregister heeft daarentegen 30 dagen om een beslissing te nemen over de machtigingsaanvraag. Deze termijn gaat in vanaf de datum van ontvangst van het juridisch en technisch advies of twee weken na de datum dat het comité dit advies had moeten ontvangen. Als het Sectoraal comité van het Rijksregister zich niet uitspreekt binnen deze termijn, zal de beslissing beschouwd worden als overeenstemmend met het juridisch en technisch advies.

Praktische informatie

Hieronder vindt u een overzicht van de informatie die de vraag om toegang/mededeling moet bevatten. Als u zich hierop baseert om het typeformulier (Word-document/pdf-bestand) in te vullen dat eveneens op deze site beschikbaar is, dan zou de aanvraagprocedure probleemloos moeten verlopen.

Machtigingsaanvraag

Elke machtigingsaanvraag bij het Sectoraal comité van het Rijksregister moet worden ingediend met een correct ingevuld aanvraagformulier (Word-document/pdf-bestand). Indien de informatie onvolledig of ontoereikend is, zou het kunnen dat het dossier niet in aanmerking komt om behandeld te worden. In dat geval zal de aanvrager ertoe worden uitgenodigd aanvullende informatie te bezorgen, wat de behandeling van het dossier natuurlijk vertraagt. Met het aanvraagformulier kan de aanvrager onderstaande informatie meedelen.

Voorwerp van de aanvraag

Kruis eerst en vooral het (de) passende hokje(s) aan om het voorwerp van uw aanvraag aan te geven. U vraagt misschien om het rijksregisternummer te gebruiken en/of toegang te krijgen tot gegevens uit het Rijksregister of die te ontvangen. Het is ook mogelijk toegang te krijgen tot het Wachtregister of het Register van identiteitskaarten.

Informatie over de aanvrager

De aanvrager dient volgende inlichtingen te verstrekken:

• naam;
• rechtsvorm;
• adres;
• gegevens van de instelling (telefoon/fax/e-mailadres);
• gegevens van de contactpersoon (naam/voornaam/telefoon/fax/e-mailadres/functie);

Let erop dat u ook aanduidt of u reeds over een machtiging voor toegang tot of gebruik van het rijksregisternummer en, indien van toepassing, ook de referentie van deze machtiging (Koninklijk besluit of beraadslaging).

Ontvankelijkheid

Met deze informatie kan worden nagegaan of de aanvrager aanspraak kan maken op een machtiging. De aanvrager moet aantonen en motiveren dat hij onder een van de categorieën valt die opgesomd staan in artikel 5 van de Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR):

• voor een Belgische openbare overheid: vermelding van de wetten, decreten of ordonnanties ter uitvoering waarvan toegang/ mededeling noodzakelijk is;
• voor een openbare of private instelling van Belgisch recht:
  • de wetten, decreten of ordonnanties op basis waarvan hen een taak van algemeen belang wordt toevertrouwd waarvan de uitoefening toegang/mededeling vereist,
  • de taak van algemeen belang waarvan de uitoefening een toegang/mededeling vereist;
• voor notarissen en gerechtsdeurwaarders: de wetten, decreten of ordonnanties op basis waarvan zij gemachtigd zijn bepaalde gegevens uit het Rijksregister te kennen;
• voor de Orde van Apothekers: de wet op het Rijksregister;
• voor de Orde van de Vlaamse balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone: de bepalingen waaruit de taken van advocaten als medewerkers van het gerecht blijken en in het licht waarvan zij moeten beschikken over zekere inlichtingen;
• voor natuurlijke personen en rechtspersonen die handelen als onderaannemer van een Belgische openbare overheid en een openbare of private instelling van Belgisch recht:
  • aanvrager is de betrokken overheid of instelling,
  • de rechtsbasis (zie hoger),
  • de identiteit van de onderaannemer, de duur van de onderaanneming ,
  • de bevestiging dat de onderaannemer werkt onder verantwoordelijkheid en controle van de betrokken overheid of instelling,
  • een bijgevoegd document waaruit de formele verbintenis blijkt van de onderaannemer om de regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven.

Doeleinden waarvoor toegang tot of mededeling van gegevens wordt gevraagd

Dit is belangrijke informatie voor het onderzoek van de aanvraag door het Sectoraal comité. Het is immers op basis van de doeleinden dat het Sectoraal comité zich ervan kan vergewissen dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn.

De concrete reden voor de gegevensverwerking moet worden beschreven. Deze reden mag niet worden verward met een algemene doelstelling en moet precies en duidelijk omschreven worden.

De aanvrager moet ook uiteenzetten waarom dit doeleinde voor hem legitiem is door de opdracht van openbaar belang te beschrijven waarvoor hij de gegevens verwerkt, evenals de wettelijke basis voor deze opdracht van openbaar belang, … (art. 5 WRR, art. 5 Privacywet).

Algemene beschrijving van de context van de machtigingsaanvraag

Beschrijf in welke mate toegang tot de gevraagde gegevens (of gebruik van het rijksregisternummer) een invloed zal hebben op de manier waarop de gegevensverwerkingen nu worden uitgevoerd voor het nagestreefde doeleinde. De aanvrager moet een beschrijving gegeven van de huidige manier van werken.

Oplijsting van de gevraagde gegevens

Omschrijf de categorieën personen over wie u gegevens vraagt, alsook de categorieën gegevens waarom u verzoekt. Een uiteenzetting van wat de aanvrager precies nodig heeft en de gewenste bewaarduur van de gegevens wordt ook gevraagd.

Historiek en wijzigingen

Deze rubrieken verwijzen naar een eventueel verzoek om toegang tot de wijzigingen die in het verleden zijn aangebracht aan de gevraagde gegevens of naar de automatische ontvangst van toekomstige wijzigingen aan de gegevens waar toegang toe wordt gevraagd.

Frequentie van de gevraagde toegang of mededeling

Vermeld of de aanvraag een eenmalige, periodieke of permanente toegang tot de gegevens betreft.

Intern gebruik en/of mededeling aan derden

Verduidelijk of de persoonsgegevens enkel bestemd zijn voor intern gebruik ofwel of ze ook aan derden zullen worden meegedeeld.

Duur van de gevraagde machtiging en rechtvaardiging Gebruik van het rijksregisternummer

Als u het rijksregisternummer niet wenst te gebruiken, hoeft u dit deel niet in te vullen. Indien dit wel het geval is, geef dan het type verwerking op die met dit nummer zal worden uitgevoerd, evenals de concrete reden waarom u dit nummer wilt gebruiken.

Netwerkverbindingen

Met "netwerkverbindingen" wordt bedoeld dat persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze worden doorgegeven aan derden door informatiesystemen met elkaar te verbinden en hierbij her rijksregisternummers van de betrokken te gebruiken als voornaamste sleutel. Duid telkens aan of de andere instanties die betrokken zijn bij deze verbindingen gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken.

Algemene machtigingen

Wanneer het sectoraal comité een machtiging verleent, wordt/worden de specifieke begunstigde(n) ervan in principe in de beraadslaging vermeld. Die beraadslaging bepaalt de voorwaarden voor gebruik van de gevraagde gegevens, bv. het uitwerken van een veiligheidsbeleid of de aanduiding van een veiligheidsconsulent.

Als het sectoraal comité vaststelt dat verschillende publieke of private instanties met een taak van openbaar nut gelijkaardige structurele behoeften hebben m.b.t. het rijksregisternummer of gegevens uit het Rijksregister, dan verleent het ook machtigingen aan een bepaalde categorie begunstigden zonder hun naam apart te vermelden. Deze machtigingen worden algemene machtigingen genoemd. Het comité bepaalt dan de voorwaarden waaraan een begunstigde uit die categorie moet voldoen om van de machtiging te kunnen genieten.

Alle machtigingsaanvragen worden schriftelijk ingediend bij het Sectoraal comité van het Rijksregister, Hoogstraat 139, 1000 Brussel. Voor bepaalde algemene machtigingen stelt het sectoraal comité een modelbrief ter beschikking, die u kunt downloaden en afdrukken door op onderstaande link te klikken. Enkel aanvragen in deze vorm zullen ontvankelijk verklaard worden. Deze modelbrieven moeten bovendien steeds vergezeld zijn van een ondertekend evaluatieformulier wat de veiligheid betreft. U vindt de modelbrieven bij de algemene machtigingen Rijksregister.

Opmerking: sommige van deze aanvragen zijn gericht aan zowel het Sectoraal comité van het Rijksregister als het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, maar moeten slechts één maal verstuurd worden naar het adres van dit laatste sectoraal comité.

Opgelet

Om naleving van de Privacywet te kunnen evalueren wat de veiligheid van de betrokken informatiesystemen betreft, zal iedere aanvraag voor toegang tot het Rijksregister en/of om mededeling te krijgen van gegevens steeds vergezeld moeten zijn van het behoorlijk ingevulde en ondertekende "Evaluatieformulier voor elkeen die toegang tot of verbinding met het Rijksregister vraagt en aangaande de referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" (Word-document/pdf-bestand).

Dit evaluatieformulier verwijst naar de "Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" die door de Commissie worden aanbevolen.