Uw recht van toegang bij een verwerking van persoonsgegevens
Zodra iemand persoonsgegevens over u verwerkt, moet u daarover de nodige controle kunnen uitoefenen. U moet immers kunnen nagaan of de verwerkte gegevens wel toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, of het doelmatigheidsbeginsel werd nageleefd (gegevens worden immers verwerkt voor een specifiek doeleinde),…
Binnen deze pagina
Recht van toegang zoals omschreven in de Privacywet
Net om die controle mogelijk te maken voorziet de Privacywet in een recht van toegang, gekoppeld aan een recht op mededeling (zie hiervoor artikel 10 van de Privacywet).
Heel concreet heeft u vanwege de verantwoordelijke voor de verwerking recht op volgende informatie:
• het feit of er al dan niet gegevens over u verwerkt worden;
• het doel waarvoor deze gegevens verwerkt worden;
• de aard van de gegevens;
• de oorsprong van de gegevens;
• de categorieën ontvangers aan wie deze gegevens worden verstrekt.
De verantwoordelijke voor de verwerking moet u eveneens de gegevens zelf die worden verwerkt in begrijpelijke vorm verstrekken.
Het recht van toegang veronderstelt niet noodzakelijk dat het dossier waarin de persoonsgegevens zich bevinden, wordt overgelegd of dat u moet kunnen meekijken op het computerscherm. De verantwoordelijke voor de verwerking is evenmin verplicht om u een kopie van de verwerkte gegevens te bezorgen. Het is met andere woorden voldoende dat de gegevens u worden meegedeeld. Over de manier waarop dit gebeurt, beslist de verantwoordelijke voor de verwerking.
De uitoefening van dit recht van toegang is kosteloos.
Om uw recht van toegang uit te oefenen, dient u uw verzoek te richten aan de verantwoordelijke voor de verwerking. Als betrokkene moet u uw identiteit bewijzen, wat inhoudt dat u het best een kopie van uw identiteitskaart toevoegt aan het verzoek.
Ook dient het verzoek te beantwoorden aan een aantal formele vereisten. Overeenkomstig de Privacywet is immers een gedagtekend en ondertekend verzoek nodig. Het verzoek moet per post of met een telecommunicatiemiddel worden verstuurd (bv. fax of e-mail met een elektronische handtekening), maar kan ook ter plaatse worden afgegeven.
Om het u gemakkelijk te maken,stelt de Commissie een modelbrief ter beschikking om uw recht van toegang uit te oefenen. U hoeft enkel nog een aantal concrete contactgegevens in te vullen en aan te kruisen welke informatie u wenst te ontvangen (grijze zones).
Indien deze voorwaarden zijn nageleefd, is de verantwoordelijke voor de verwerking ertoe verplicht om de gevraagde en beschikbare informatie mee te delen over de verwerkte gegevens die betrekking hebben op uw persoon. De inlichtingen moeten ten laatste binnen 45 dagen na ontvangst van het verzoek worden meegedeeld.
Indien de verantwoordelijke voor de verwerking niet reageert of weigert, of indien zijn antwoord niet voldoet, kunt u zich altijd wenden tot de Privacycommissie die dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht zal tussenkomen om de naleving van uw recht te verkrijgen.
De Commissie heeft eveneens een modelbrief met bemiddelingsaanvraag opgesteld (grijze zones in te vullen) voor als de verantwoordelijke voor de verwerking niet reageert op uw verzoek of weigert informatie te verstrekken of indien het antwoord niet voldoet en u een tussenkomst van de Privacycommissie wenst.
De Privacywet beperkt in een aantal gevallen dit recht op toegang
Het recht op toegang kan u niet inroepen bij verwerkingen van persoonsgegevens voor uitsluitend journalistieke, artistieke of literaire doeleinden voor zover de toepassing van dit recht een voorgenomen publicatie in het gedrang zou brengen of aanwijzingen zou verschaffen over de bronnen van informatie.
U kan het recht van toegang ook niet rechtstreeks uitoefenen voor bepaalde verwerkingen die beheerd worden door:
• de inlichtingendiensten,
• de politiediensten,
• het Europees Centrum voor Vermiste en Seksueel Uitgebuite Kinderen (Child
Focus),
• de Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen.
Ook tot verwerkingen die noodzakelijk zijn in het kader van de Witwaswet is geen rechtstreekse toegang mogelijk.
Daarom voorziet de Privacywet in een aantal gevallen in een onrechtstreekse toegang
Voor verwerkingen waarbij het recht van toegang niet rechtstreeks kan uitgeoefend worden (zie art. 3, §§ 4, 5 en 6 van de Privacywet), voorziet de Privacywet in een systeem van "onrechtstreekse" toegang tot de gegevens (zie hiervoor artikel 13 van de Privacywet). De toegang wordt met andere woorden uitgeoefend door bemiddeling/tussenkomst van de Privacycommissie.
Het verzoek tot tussenkomst van de Privacycommissie moet schriftelijk ingediend worden en gedagtekend zijn en moet minstens de naam, voornaam, geboortedatum en nationaliteit bevatten, alsook een kopie van de identiteitskaart, het paspoort of een daarmee gelijkgesteld document.
Om het u gemakkelijk te maken, heeft de Commissie een modelbrief opgemaakt om uw onrechtstreekse toegang uit te oefenen, waarbij u de Privacycommissie verzoekt tussen te komen. U dient deze modelbrief enkel nog aan te vullen met een aantal gegevens (grijze zones).
Na ontvangst van een verzoek tot onrechtstreekse toegang, neemt de Privacycommissie contact op met de betrokken dienst en verricht zij alle verificaties die zij nuttig acht om de wettelijkheid te garanderen van een eventuele gegevensverwerking die op u betrekking heeft en de verwijdering van gegevens die ongeoorloofd verwerkt zijn. Wanneer de Privacycommissie verificaties verricht bij de politiediensten, kan ze gegevens doen verbeteren of verwijderen, of gegevens doen invoeren die verschillen van de gegevens die de betrokken dienst verwerkt. Zij kan ook de mededeling van de gegevens verbieden.
Na deze controle zal de Commissie aan de aanvrager bevestigen dat de nodige verificaties werden uitgevoerd.
De Privacywet en het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 machtigen de Commissie verder om aan de betrokken persoon na advies van de betrokken politiedienst alle andere informatie mee te delen die zij gepast acht indien de gegevens worden verwerkt met het oog op een identiteitscontrole. In alle andere gevallen zal de Commissie enkel aan de aanvrager bevestigen dat alle noodzakelijk verificaties werden verricht en dit om de vertrouwelijkheid van het politioneel of gerechtelijk onderzoek niet te schaden.
Wanneer er geen enkel gegeven verwerkt wordt, wordt de betrokken persoon hiervan ook op de hoogte gebracht.
Als de Privacycommissie verificaties uitvoert bij de Veiligheid van de Staat, zal zij aan deze instantie gemotiveerde aanbevelingen geven over maatregelen die zij nodig acht.
Bepaalde wetten voorzien soms in een specifiek recht van toegang
In een aantal gevallen voorzien bepaalde wetgevingen in een specifiek recht van toegang/inzage. Hieronder vindt u enkele situaties terug waarmee de Privacycommissie reeds in het verleden werd geconfronteerd.
Gezondheidsgegevens
Gelet op de specifieke aard van gezondheidsgegevens voorziet de Privacywet in een enigszins afwijkend regime voor dit soort gegevens. Zonder afbreuk te doen aan de toepassing van de Patiëntenrechtenwet bepaalt de Privacywet immers dat u het recht heeft om hetzij op rechtstreekse wijze hetzij onrechtstreeks, namelijk met behulp van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, kennis te krijgen van persoonsgegevens die uw gezondheid betreffen.
Deze laatste, onrechtstreekse toegang komt er enkel op vraag van de betrokkene zelf of op vraag van de verantwoordelijke voor de verwerking.
Uitstel van de mededeling van de persoonsgegevens is uitzonderlijk mogelijk in het kader van verwerkingen voor medisch wetenschappelijk onderzoek.
De Patiëntenrechtenwet voorziet evenwel in een specifiek recht van toegang. Dit recht moet u in staat stellen om controle uit te oefenen ten aanzien van de gegevens die over u in een patiëntendossier zijn opgenomen en dient dus om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen. Dit specifieke recht van toegang, omschreven in de Patiëntenrechtenwet, is met andere woorden een verbijzondering van het algemene recht van toegang waarin artikel 10 van de Privacywet voorziet. Zoals reeds aangehaald blijft de Privacywet dus van kracht voor het recht van toegang tot gezondheidsgegevens die niet in een patiëntendossier zijn opgenomen (bv. gezondheidsgegevens die door de werkgever worden bijgehouden).
Aan het verzoek tot inzage in uw patiëntendossier op basis van de Patiëntenrechtenwet wordt ten laatste binnen 15 dagen na ontvangst ervan gevolg gegeven. Eventuele persoonlijke notities van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg en gegevens die betrekking hebben op derden zijn van dit recht op inzage uitgesloten. In principe wordt het recht rechtstreeks uitgeoefend. Volledigheidshalve kan nog vermeld worden dat deze specifieke wet eveneens in een recht op afschrift voorziet.
Voor meer informatie omtrent de Patiëntenrechtenwet kan u terecht op de website van de " federale ombudsdienst rechten van de patiënt".
Openbaarheid van bestuur
De Grondwet voorziet in de openbaarheid van bestuursdocumenten. Indien u in contact komt met een openbaar bestuur (bv. een gemeente), bent u in beginsel titularis van dit grondrecht.
Eén van de concrete rechten die verbonden zijn aan deze openbaarheid van bestuur betreft met name een recht op inzage dat in beginsel gratis is. Gelet op de bevoegdheidsverdeling in België zijn er verscheidene openbaarheidsregelgevingen met gemeenschappelijke kenmerken, maar evenzeer met verschillen.
In principe hebben deze wetgevingen tevens specifieke beroepsinstanties in het leven geroepen voor het geval dat openbaarheid door een bestuur wordt geweigerd.
Gemeenteraadsleden
Een heel specifiek inzagerecht wordt toegekend aan gemeenteraadsleden, net om hun democratisch controlerecht als gemeenteraadslid te kunnen uitoefenen.
Voor gemeenteraadsleden in Vlaamse gemeenten kan verwezen worden naar het Vlaams Gemeentedecreet waarvan artikel 30 onder meer het volgende stelt: "De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen…". Dit recht dient verder te worden geconcretiseerd in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
Voor gemeenteraadsleden in Waalse gemeenten kan de "Code de la démocratie locale et de la décentralisation" aangehaald worden, waarbij artikel L1122-10 een gelijkaardige regeling voorziet: "Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration, ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil".
Voor de Brusselse gemeenten geldt een gelijkaardige regeling die terug te vinden is in de federale (Nieuwe) Gemeentewet (artikel 84): "Geen akte, geen stuk betreffende het bestuur mag aan het onderzoek van de raadsleden worden onttrokken".
