U bent hier: Home > In praktijk > Aangifte

Aangifte

De geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens kan op twee manieren worden aangegeven bij de Commissie:

• de verantwoordelijke voor de verwerking kan rechtstreeks op de website van de Commissie een formulier invullen;
• of hij kan een papieren formulier downloaden om af te printen.

Voor elke aangifte dient men een bijdrage te betalen: 25 euro als de aangifte elektronisch gebeurt, 125 euro indien iemand het papieren formulier terugstuurt. Voor alle nieuwe aangiften die door eenzelfde verantwoordelijke voor de verwerking aan de Commissie worden verstuurd, en die ons op dezelfde postdatum bereiken, wordt een eenmalige vergoeding aangerekend.

De Commissie voorziet op haar website in een specifiek e-loket dat de aangever op een gebruiksvriendelijke manier doorheen de verschillende stappen van de aangifte loodst.

Hoewel de verwerking moet worden aangegeven vóór ze wordt gestart, kan een bestaande aangifte naderhand gewijzigd of beëindigd worden. Voor een wijziging is een bijdrage van 20 euro vereist.

Binnen de drie dagen krijgt u een ontvangstbewijs van uw aangifte en binnen de eenentwintig dagen zal de Commissie u dan het volgende sturen: uw persoonlijk identificatienummer (HM-nummer), het identificatienummer van uw verwerking (VT-nummer) en ten slotte een factuur.

De volgende elektronische aangiften kunt u via het e-loket verrichten:

• melden van een nieuwe gegevensverwerking aan de hand van:
  • een gewone aangifte,
  • een VIA/DPR-aangifte,
  • een aangifte voor een codering van persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden,
  • een aangifte voor een latere verwerking van gecodeerde persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden,
  • een aangifte voor een latere verwerking van niet-gecodeerde persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden,
  • een thematische aangifte voor de plaatsing en het gebruik van een bewakingscamera in een niet-besloten plaats,
  • een thematische aangifte voor de plaatsing en het gebruik van een bewakingscamera in een besloten plaats,
  • een thematische aangifte voor de plaatsing en het gebruik van een camerabewaking ten overstaan van tewerkgestelden op de bewaakte arbeidsplaats;
• melden van een wijziging van de gegevensverwerking;
• melden van de beëindiging van de gegevensverwerking.

Voor aangiften op papier kunt u hieronder een formulier downloaden. Deze papieren aangiften mogen enkel via de post of in onze kantoren ingediend worden. Aangiften die ons bereiken via e-mail, fax of elk ander middel zijn ongeldig.

De Commissie stelt de volgende papieren aangifteformulieren ter beschikking:

• gewone aangifte: aangifteformulier - toelichtingsnota;
• aangifte voor een codering van persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden: aangifteformulier - toelichtingsnota;
• aangifte voor een latere verwerking van gecodeerde persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden: aangifteformulier - toelichtingsnota;
• aangifte voor een latere verwerking van niet-gecodeerde persoonsgegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden: aangifteformulier - toelichtingsnota;
• aangifte van beëindiging van een gegevensverwerking: aangifteformulier.

U kan deze documenten eveneens op papier verkrijgen door dit aanvraagformulier in te vullen.

Een aangifte bevat niet de concrete persoonsgegevens die verwerkt worden, maar wel een omschrijving van de kenmerken van de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is verplicht om een aantal gegevens op te nemen:

• de benaming van de verwerking;
• de doeleinden;
• de categorieën van verwerkte gegevens (en dus niet de gegevens zelf);
• de eventuele wettelijke of reglementaire basis om te kunnen verwerken;
• de mogelijke ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
• de waarborgen die verbonden worden bij een mededeling aan derden;
• de manier waarop de betrokkenen worden verwittigd indien hun gegevens aan derden worden medegedeeld;
• de contactpersoon bij wie men terecht kan om zijn rechten uit te oefenen;
• de maatregelen genomen om de uitoefening van rechten door de betrokkene te vergemakkelijken;
• de bewaartermijn;
• de veiligheidsmaatregelen;
• de eventuele doorzending naar het buitenland.

Manuele verwerkingen moeten niet worden aangegeven en een aantal geautomatiseerde verwerkingen zijn vrijgesteld van de aangifteplicht. Deze vrijstellingen zijn terug te vinden in het Uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 en betreffen een aantal vrij courante verwerkingen, die onder meer betrekking hebben op personeelsbeheer, loonbeheer, boekhouding, klanten- en leveranciersbeheer (lijst van verwerkingen die niet moeten aangegeven worden). Deze vrijstelling betekent echter niet dat de andere wettelijke bepalingen niet moeten worden nageleefd.
Ten slotte is er geen aangifteplicht voor verwerkingen die alleen tot doel hebben een register bij te houden dat door een wettelijke verplichting opgelegd is en bedoeld om het publiek voor te lichten. Het register moet in principe door iedereen te raadplegen zijn.

Met de VIA/DPR-aangifte kunnen (beroeps)organisaties hun leden een aangifteformulier bieden dat door de organisatie reeds gedeeltelijk werd ingevuld. De leden van de organisatie kunnen deze vooraf ingevulde aangifte verder aanvullen (wat zich heel vaak tot de adresgegevens en de veiligheidsmaatregelen zal beperken) en die bij de Commissie indienen via het internet (25 euro) of met een papieren formulier via de gewone post (125 euro).

De wetgever verbiedt het gebruik van persoonsgegevens voor andere doeleinden dan deze waarvoor zij werden verzameld. Hierop bestaat echter één belangrijke uitzondering, met name indien zulke (latere) verwerkingen verricht worden voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden (HSW).

Het begrip "latere verwerking" slaat op het geval waarin een verantwoordelijke voor de verwerking die persoonsgegevens verwerkt in het kader van zijn normale werkzaamheden, die gegevens zelf wenst te hergebruiken of aan een ontvanger wenst mee te delen met het oog op een HSW-onderzoek. Hergebruik slaat op verwerkingen voor doeleinden die als dusdanig door de betrokken personen niet verwacht worden bij de oorspronkelijke verwerking.

Er is sprake van een latere verwerking voor HSW-doeleinden indien verschillende kranten de persoonsgegevens van abonnees wensen door te geven aan een universiteit. Daar kunnen de gegevens bijvoorbeeld nog worden gemengd met gegevens uit andere bronnen - voor een wetenschappelijke studie betreffende een onderzoek over de leesgewoonten van de bevolking.

In principe gebeurt de latere verwerking van persoonsgegevens voor HSW-doeleinden aan de hand van anonieme gegevens.

Indien het met die manier van verwerken niet mogelijk is om de HSW-doeleinden te bereiken, mag de verantwoordelijke van de latere verwerking gebruik maken van gecodeerde gegevens.

Als ook met die manier van werken de HSW-doeleinden niet bereikt kunnen worden, mag de verantwoordelijke van de latere verwerking gebruik maken van niet-gecodeerde gegevens. Het gaat hier om persoonsgegevens die voluit identificatiegegevens bevatten.

Het Uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 voorziet in een specifieke (aangifte)procedure voor de verwerking van gecodeerde en niet gecodeerde gegevens.

Bij een thematische aangifte kan de verantwoordelijke van de verwerking gebruik maken van een vereenvoudigd, gedeeltelijk door de Commissie ingevuld formulier voor de aangifte van welbepaalde gegevensverwerkingen. Deze thematische aangiften zijn uitsluitend beschikbaar in elektronische vorm.

Momenteel zijn volgende thematische aangiften beschikbaar :

• camerabewaking op een niet-besloten plaats;
• camerabewaking op besloten plaats;
• camerabewaking ten overstaan van tewerkgestelden op de bewaakte arbeidsplaats.

Lees ook onze FAQ: aangifte - aangifte VIA/DPR procedure - aangifte latere verwerkingen - aangifte van een bewakingscamera

Lees ook in het lexicon: verwerking van persoonsgegevens - aangifte - verantwoordelijke voor de verwerking - vrijgesteld - VIA/DPR-aangifte - (latere) verwerkingen - historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden - anonieme gegevens - gecodeerde gegevens - camerabewaking - niet-besloten plaats