Bepaalde persoonsgegevens zijn gevoeliger van aard dan andere. De naam en het adres van een persoon zijn eerder onschuldige gegevens, maar dit geldt niet voor zijn politieke overtuiging, seksuele voorkeur of gerechtelijk verleden. De privacywet regelt de registratie en het gebruik van deze gevoelige gegevens strikter dan andere persoonsgegevens.

Het gaat om gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen.

Het is in principe verboden om die gegevens te verzamelen, te registreren of te vragen ze mee te delen. Personen die dat doen, kunnen worden gestraft met een boete van 500 tot 500.000 euro en in geval van herhaling met een gevangenisstraf van 3 maanden tot 2 jaar.

Specifieke gevallen waarin gevoelige gegevens mogen worden verwerkt:

Toegestane gevallen

Met uitzondering van de gerechtelijke gegevens (over verdenkingen, vervolgingen en veroordelingen), kunnen de gevoelige gegevens worden verwerkt:

• na schriftelijke toestemming van de betrokken persoon. Die uitzondering geldt echter niet:
  • als de verantwoordelijke voor de verwerking de huidige of potentiële werkgever is van de betrokken persoon,
  • of wanneer de betrokken persoon zich in een afhankelijke positie bevindt ten aanzien van de verantwoordelijke voor de verwerking die hem belet vrij te weigeren om zijn instemming te verlenen.
    De schriftelijke toestemming kan in dergelijke situatie toch aanvaard worden als de betrokken persoon daar voordeel uit kan halen;
• als dat noodzakelijk is om zorgen te verstrekken (de verwerking moet dan gebeuren onder toezicht van een persoon die werkzaam is in de gezondheidszorg);
• als de verwerking vereist is krachtens de arbeidswetgeving;
• als de verwerking betrekking heeft op gegevens die de betrokken persoon duidelijk heeft bekendgemaakt (bv. het lidmaatschap van een politieke partij van een persoon die een verkiezingscampagne heeft gevoerd);
• als de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek.

Politieke partijen, congregaties, vakbonden, ziekenfondsen en andere instellingen mogen uiteraard de gegevens van hun leden registreren en gebruiken. Zij mogen die gegevens echter niet meedelen aan derden zonder toestemming van de betrokken personen.

De gerechtelijke gegevens mogen worden verwerkt door een overheidsinstantie indien dat noodzakelijk is voor de uitoefening van haar taken, door een advocaat voor de verdediging van zijn cliënten, door iedere persoon voor het beheer van zijn eigen geschil of indien het noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de bij wet vastgestelde doelstellingen.

Bijkomende voorzorgsmaatregelen

Voor al deze gevallen moeten bijkomende waarborgen in acht worden genomen:

• de verantwoordelijke voor de verwerking moet de categorieën van personen aanwijzen die toegang hebben tot de gegevens en precies omschrijven wat hun functie is bij de gegevensverwerking. Dit verplicht de verantwoordelijke voor de verwerking niet om de personen op naam aan te wijzen maar wel om profielen voor de toegang uit te werken (bv. artsen en verplegend personeel van het ziekenhuis);
• bij de informatie aan de betrokken persoon moet de verantwoordelijke voor de verwerking de wet of regels vermelden die toestaan dat hij de gegevens verwerkt. Hierdoor weet men waarop de verantwoordelijke zich baseert om gegevens te verwerken die in principe verboden zijn;
• als gevoelige gegevens verwerkt worden met schriftelijke toestemming moet aan de betrokken persoon de redenen worden meegedeeld waarom die gegevens worden verwerkt. De betrokken persoon moet ook de lijst krijgen met de categorieën van personen die toegang hebben tot zijn gegevens.