U dient in principe een gedeeltelijke of volledige geautomatiseerde directmarketingverwerking aan te geven. U moet tevens de Privacycommissie inlichten van iedere substantiële wijziging in de verwerking (bijvoorbeeld ingeval u bestanden doorgeeft) waardoor de informatie vermeld in de eerder ingediende aangifte wijzigt. Ook de beëindiging van de verwerking moet aan de Commissie worden meegedeeld.

U kan de aangifte indienen of aanvullen met een papieren formulier dat u aan de Commissie richt, of via haar website.

Op de aangifteplicht bestaan verschillende vrijstellingen, waarvan een aantal mogelijk van toepassing zijn in het kader van uw directmarketingactiviteiten. De cumulatief na te leven voorwaarden zullen verschillen naargelang van de aard van de boodschap die u uiteindelijk verstuurt:

Commerciële direct marketing

• De betrokken persoon is minstens een potentiële klant van u;
• U verwerkt geen enkel “gevoelig gegeven”;
• U won de gegevens van de ontvanger van het bericht rechtstreeks bij hemzelf in;
• U geeft de gegevens van de ontvanger van het bericht niet aan derden door voor een doeleinde dat niet voortkomt uit een wettelijke verplichting of voor een doeleinde dat niet behoort tot de normale bedrijfsvoering.

Niet-commerciële direct marketing door een stichting, vereniging of iedere andere instelling zonder winstoogmerk

• Uw bericht moet in verband staan met het sociale doel dat u nastreeft;
• De betrokken persoon is een lid of begunstiger van uw stichting, uw vereniging of uw instelling, of is een persoon met wie u regelmatige contacten onderhoudt;
• U hebt de gegevens van de ontvanger van het bericht rechtstreeks bij hemzelf ingewonnen;
• U geeft de gegevens van de ontvanger van het bericht niet aan derden door voor een doeleinde dat niet voorkomt uit een wettelijke verplichting;
• U bewaart de verwerkte persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de administratie van uw leden, uw contactpersonen en uw begunstigers.

Andere gevallen van niet-commerciële direct marketing (onder andere natuurlijke personen die optreden als verantwoordelijke)

• Beperking tot de identificatiegegevens die noodzakelijk zijn voor de communicatie;
• Contactname met de betrokkene is het enige doel;
• U geeft de gegevens van de ontvanger niet aan derden door;
• U bewaart de gegevens niet langer dan nodig voor de verwezenlijking van het doeleinde van uw verwerking.

Uit de toepassing van deze regels volgt in ieder geval dat een aangifte wel vereist blijft zodra er sprake is van bv. een verkoop of verhuur van een bestand aan derden.

Wenst u meer informatie over de aangifte en de vrijstellingen, dan kan u terecht op het specifieke gedeelte van onze website over aangiften.