Procédure par laquelle les données sont transmises par la Direction générale Statistique et Information économique et peuvent être utilisées par le tiers
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Procédure en bref
Le Comité de surveillance statistique doit aussi bien autoriser la transmission de données d'étude codées au demandeur par la Direction générale Statistique et Information économique qu'approuver le contrat de confidentialité entre la Direction générale Statistique et Information économique et le demandeur.
Toute demande introduite pour obtenir la communication de données d'étude codées de la Direction générale Statistique et Information économique devra dès lors toujours être accompagnée d'un contrat de confidentialité complété au préalable par la Direction générale Statistique et Information économique mais non signé. Il est par conséquent nécessaire que le demandeur prenne d'abord contact avec la Direction générale Statistique et Information économique pour rédiger la demande d'autorisation de communication et pour compléter le contrat de confidentialité y afférent.
La demande d'autorisation de communication et le contrat de confidentialité complété sont adressés par écrit à la Commission de la protection de la vie privée, Rue Haute, 139 à 1000 Bruxelles.
La demande d'autorisation de communication et le contrat de confidentialité complété sont ensuite transmis par la Commission au Comité de surveillance statistique et à la Direction générale Statistique et Information économique. Cette dernière, en tant qu'institution de gestion, fournira un avis juridique et technique.
Les délais fixés dans la loi ne commencent à courir qu'à partir du moment où le dossier est complet. Le fait que la demande d’autorisation contienne toutes les précisions nécessaires, soit rédigée de manière intelligible et soit correctement motivée a une incidence déterminante sur la rapidité du traitement.
Dès que le dossier est complet, la Direction générale Statistique et Information économique dispose de 15 jours pour fournir un avis juridique et technique au Comité de surveillance Statistique.
Le Comité de surveillance statistique dispose quant à lui de 30 jours pour statuer sur la demande d'autorisation, ce délai prenant cours à compter de la réception de l’avis juridique et technique ou à compter de l’expiration du délai de 15 jours au terme duquel ledit avis aurait dû être fourni. Si le Comité de surveillance statistique ne se prononce pas dans ce délai, sa décision est réputée conforme à l’avis juridique et technique.
Le contrat ne peut être signé entre les parties que si le Comité de surveillance statistique autorise la communication de données d'étude codées au départ de la Direction générale Statistique et Information économique et approuve ce contrat entre la Direction générale Statistique et Information économique et le tiers. L'autorisation de communication ne produit ses effets qu'au moment de la signature du contrat.
Après réception du contrat signé, la Direction générale Statistique et Information économique communique les données d'étude codées demandées dans les délais fixés dans le contrat.
Informations pratiques
Vous trouverez dans les lignes qui suivent un exposé schématique des informations que doivent contenir la demande de communication et le contrat de confidentialité. À condition de vous y référer pour compléter le modèle de formulaire et le modèle de contrat également disponibles sur le site, la procédure de demande devrait se dérouler sans encombre.
Attention, afin de permettre une évaluation du respect des exigences de la loi vie privée en ce qui concerne la sécurité des systèmes d’information impliqués, le "Questionnaire d’évaluation destiné à tout demandeur de communication de données d'étude codées, conformément à l'article 15 de la loi statistique, et concernant les mesures de référence en matière de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel" sera systématiquement joint, après avoir été dûment complété et signé, à toute demande (formulaire d'évaluation.pdf) (formulaire d'évaluation.doc).
Ce questionnaire se réfère aux "Mesures de référence de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel" préconisées par la Commission.
Demande de communication de données d'étude codées
Toute demande introduite en vue d’obtenir communication de données d'étude codées de la Direction générale Statistique et Information économique s'effectue à l'aide d'un modèle de formulaire (modèle de formulaire.pdf) (modèle de formulaire.doc) et devra au moins contenir les informations énumérées ci-dessous.
Informations relatives au demandeur
- Nom de l’institution/organisation ayant introduit la demande, de la personne de contact responsable avec mention exacte des coordonnées ;
- nom et coordonnées du responsable des données, c’est-à-dire de la personne physique qui sera responsable du respect de toutes les obligations relatives à l’exécution du contrat de confidentialité et de la loi statistique ;
- nom et coordonnées d’un éventuel sous-traitant.
Définition/situation de l’organisation
Ces informations permettent, lors de l’examen de la demande, de délimiter les activités de l’organisation chargée de l’enquête/l’étude.
Base juridique et statut du demandeur
Ces informations doivent permettre de vérifier si le demandeur entre en considération pour obtenir une autorisation. Il est essentiel d'indiquer avec précision les dispositions légales invoquées à l'appui de la demande. Celles-ci sont reprises à l'article 15 de la loi statistique. Des données d'étude codées peuvent donc être communiquées :
- aux services publics :
- aux services publics fédéraux ou aux organismes d'intérêt public soumis à l'autorité, au pouvoir de contrôle ou de tutelle de l'État, à l'exclusion des administrations fiscales,
- aux départements ministériels régionaux et communautaires, aux organismes d'intérêt public soumis à l'autorité, au pouvoir de contrôle ou de tutelle des régions ou des communautés ou aux institutions bruxelloises visées à l'article 60 de la loi spéciale du 12 janvier 1989, à l'exclusion des administrations fiscales,
- aux administrations provinciales ou communales, à l'exclusion des services fiscaux ;
- à une institution scientifique ;
- à un particulier ;
- à une entreprise ;
- aux personnes physiques ou morales poursuivant un but de recherche scientifique lorsqu'une demande appropriée est présentée, accompagnée d'un projet de recherche précis, répondant aux normes scientifiques en vigueur, comprenant une énumération suffisamment détaillée de la série de données à consulter, décrivant les méthodes d'analyse et comprenant une estimation du temps nécessaire.
Finalités des données demandées
Ces informations, combinées à d'autres informations demandées, doivent permettre de vérifier si les conditions d'octroi d'une autorisation sont remplies :
- recherche scientifique ;
- étude statistique ;
- appui de la politique ;
- étude d'importance générale ;
- autres.
Indication des finalités pour lesquelles la communication est demandée
Il s'agit d'une information importante en vue de l’examen de la demande par le Comité de surveillance statistique. En effet, c’est sur la base des finalités que le Comité pourra s’assurer que les données à caractère personnel demandées sont adéquates, pertinentes et non excessives (à cet effet, les données doivent être définies aussi précisément que possible de manière à ce que tout citoyen comprenne ce que cela implique).
Une estimation de la durée de l'enquête est également demandée pour pouvoir fixer la durée de conservation des données.
Description des données demandées
Cette information permet de définir les données et les variables qui seront transmises au demandeur. Il est nécessaire d'indiquer de manière suffisamment précise les informations demandées (type d'enquête, année de référence, détail et niveau des données, période, …).
Par (catégorie de) données (aussi détaillé que possible)
Ceci doit permettre au Comité de surveillance statistique de s'assurer que la proportionnalité a été respectée. Par conséquent, il est important que le demandeur explique pour quelles raisons les données demandées sont nécessaires à la réalisation des finalités et objectifs décrits dans la demande :
- indication du besoin exact :
- uniquement la situation actuelle ou également l'évolution de celle-ci au cours d'une période déterminée,
- la demande concerne-t-elle une communication unique ou une communication périodique selon une fréquence déterminée ;
- preuve de proportionnalité : expliquer pour quelles raisons les données concernées (la catégorie de données concernée) sont indispensables pour la réalisation des finalités poursuivies.
Durée de conservation des données
Le demandeur est prié de préciser la durée de conservation des données et de
la motiver.
Il est important de mentionner cette durée car elle sera reprise dans le contrat
de confidentialité avec la Direction générale Statistique et Information
économique. À défaut de cette information, le contrat de confidentialité sera
conclu pour une durée d'un an. Aucun contrat ne sera conclu pour une durée
indéterminée. À l'échéance du contrat de confidentialité, les données et les
sauvegardes doivent être détruites.
Il n'est pas permis de continuer à utiliser les données pour les mêmes finalités au-delà de ce délai, à moins que le contrat ne soit prolongé. Si les finalités statistiques sont déjà atteintes avant l'échéance initialement fixée, les données et les sauvegardes doivent être détruites avant l'expiration de ce délai, à savoir immédiatement après la réalisation des finalités statistiques.
Mesures de sécurité
Le demandeur est prié d'indiquer quelles mesures ont été prises pour protéger et sécuriser les données et quelles mesures ont été prises pour empêcher que les données puissent être identifiées après la publication des résultats.
Le demandeur est également prié de compléter un formulaire de sécurité distinct (formulaire d'évaluation.pdf) (formulaire d'évaluation.doc).
Uniquement pour les personnes physiques et morales poursuivant un but de recherche scientifique (article 15, premier alinéa, 4° de la loi du 4 juillet 1962)
- Description des méthodes d'analyse qui seront utilisées ;
- démontrer que le projet de recherche répond aux normes scientifiques en vigueur.
Le contrat de confidentialité
Le contrat de confidentialité (contrat de confidentialité.pdf) (contrat de confidentialité.doc) doit contenir au moins les éléments suivants :
- l'engagement du tiers de ne pas transmettre les données reçues à un autre utilisateur, sauf avec l'autorisation de la Direction générale Statistique et Information économique qui prend contact avec le nouvel utilisateur et établit avec lui un contrat de confidentialité ;
- l'obligation du tiers de veiller à la protection et à la sécurité des données et de s'assurer que les données individuelles ne puissent pas être indirectement identifiées au départ des résultats publiés ;
- les contrôles auxquels le tiers est soumis ;
- les sanctions au cas où le tiers viole ses obligations contractuelles. Les sanctions peuvent consister en une fin unilatérale du contrat et en une exigence d'indemnisation ;
- la durée du contrat de confidentialité.
En l’absence d’une de ces informations, il se peut que le dossier soit considéré comme n’étant pas en état d'être examiné. Dans ce cas, le demandeur sera invité à fournir des informations complémentaires, ce qui aura pour effet de ralentir le traitement du dossier.
