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Demande d'utilisation du numéro d'identification du Registre national

La demande d’autorisation est adressée par écrit à la Commission de la protection de la vie privée (Rue haute, 139 – 1000 Bruxelles).

La Commission de la protection de la vie privée la transmet ensuite au Comité sectoriel du Registre national et au Service public fédéral Intérieur. En tant qu'institution de gestion, ce dernier fournira un avis juridique et technique.

Les délais fixés dans la loi ne commencent à courir qu’à partir du moment où le dossier est complet. Le fait que la demande d’autorisation contienne toutes les précisions nécessaires, soit rédigée de manière intelligible et soit correctement motivée a une incidence déterminante sur la rapidité du traitement.

Dès que le dossier est complet, le Service public fédéral Intérieur dispose d’un délai de 15 jours pour fournir un avis juridique et technique au Comité sectoriel du Registre national.

Le Comité sectoriel du Registre national dispose quant à lui de 30 jours pour statuer sur la demande d'autorisation, ce délai prenant cours à compter de la réception de l’avis juridique et technique ou à compter de l’expiration du délai de 15 jours au terme duquel ledit avis aurait dû être fourni. Si le Comité sectoriel du Registre national ne se prononce pas dans ce délai, sa décision est réputée conforme à l’avis juridique et technique.

Vous trouverez dans les lignes qui suivent un exposé schématique des informations à fournir dans la demande d'utilisation. A condition de vous y référer pour remplir le modèle de formulaire également disponible sur le site, la procédure de demande devrait se dérouler sans encombre.

Attention

Afin de permettre une évaluation du respect des exigences de la Loi vie privée en ce qui concerne la sécurité des systèmes d’information impliqués, le "Questionnaire d’évaluation destiné à tout demandeur d’accès ou de connexion au registre National et concernant les mesures de référence en matière de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personne" sera joint, après avoir été dûment complété et signé, à toute demande formulée en vue d'obtenir l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification.

Ce questionnaire se réfère aux "Mesures de référence de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel" préconisées par la Commission de la protection de la vie privée.

Vous demandez simultanément à accéder aux données du Registre national ou à en obtenir communication et à utiliser le numéro d’identification du Registre national (formulaire 1.pdf) (formulaire 1.doc)

La première partie du formulaire 1 concerne l'accès aux données du Registre national ou la communication de celles-ci. Pour obtenir des explications à ce sujet, cliquez ici.

La seconde partie du formulaire 1, qui se rapporte à l'utilisation du numéro d'identification, devra contenir les informations suivantes :

• indication des finalités pour lesquelles l’autorisation d'utiliser le numéro d’identification est sollicitée. Il s'agit d'une information importante en vue de l’examen de la demande par le Comité sectoriel. En effet, c’est sur la base des finalités que le Comité sectoriel pourra s’assurer que l’utilisation est adéquate, pertinente et non excessive:
  • déterminée(s) : indiquer ce qu’il adviendra des données à caractère personnel utilisées, afin d’informer aussi complètement que possible le Comité sectoriel et les personnes dont les données seront traitées,
  • explicite(s) : il ne suffit pas que la finalité soit claire pour le Comité sectoriel; elle doit également être définie aussi précisément que possible, de manière à ce que son contenu soit compréhensible pour tout citoyen,
  • légitime(s) : démontrer qu’un équilibre existe entre l’intérêt qu’ont les personnes concernées (= celles dont les données à caractère personnel sont traitées) à préserver leurs droits et libertés et l’intérêt du demandeur ;
• relevé des connexions au réseau : il est question d'une "connexion au réseau " lorsque le numéro de Registre national est utilisé comme clé d'identification dans le cadre du flux de données à caractère personnel (échange, communication,…) pour lequel une autorisation du Comité sectoriel est demandée. Indiquer chaque fois si les autres instances concernées par ces connexions ont été autorisées à se servir du numéro de Registre national ;
• la durée pour laquelle l’autorisation est demandée. Les raisons pour lesquelles la durée proposée a été choisie seront exposées.

Vous demandez uniquement à pouvoir utiliser le numéro d’identification du Registre national, sans solliciter simultanément l'autorisation d'avoir accès aux données dudit registre ou d'en obtenir communication (formulaire 2.pdf) (formulaire 2.doc)

Informations relatives au demandeur :

• nom ;
• adresse ;
• coordonnées de l’organisme (téléphone/fax/adresse électronique) ;
• personne de contact (nom/prénom/le cas échéant, fonction) ;
• coordonnées de la personne de contact (téléphone/fax/adresse électronique).

Base juridique : cette information permettant de vérifier si le demandeur peut prétendre à l'octroi d'une autorisation, il est essentiel d’indiquer avec précision les dispositions légales ou réglementaires invoquées à l'appui de la demande ou de fournir une description détaillée de la tâche d’intérêt général que l’on exécute:

• autorité publique belge : lois, décrets ou ordonnances pour l’exécution desquel(le)s il est nécessaire d'utiliser le numéro d'identification ;
• organisme public ou privé de droit belge :
  • lois, décrets ou ordonnances sur la base desquel(le)s l'organisme concerné s'est vu confier une tâche d’intérêt général pour l’exécution de laquelle il faut impérativement disposer du numéro d'identification,
  • tâche d’intérêt général dont l’exécution requiert l’utilisation du numéro d’identification ;
• notaires et huissiers de justice : lois, décrets ou ordonnances sur la base desquel(le)s ils sont habilités à avoir connaissance de certaines informations reprises dans le Registre national ;
• Ordre des Pharmaciens : loi relative au Registre national ;
• Orde van de Vlaamse balies et Ordre des barreaux francophones et germanophone : dispositions concernant les tâches que les avocats accomplissent en tant qu'auxiliaires de la justice et en vertu desquelles ils doivent disposer de certaines informations ;
• personnes physiques ou morales agissant en qualité de sous-traitant d’une autorité publique belge ou d’un organisme public ou privé de droit belge :
  • le demandeur est l’autorité ou l’organisme concerné(e),
  • mentionner la base juridique (voir plus haut),
  • indiquer l’identité du sous-traitant et la durée de la sous-traitance,
  • confirmer que le sous-traitant agit sous le contrôle et la surveillance de l’autorité ou de l’organisme concerné,
  • joindre le document attestant que le sous-traitant s’est formellement engagé à respecter la réglementation relative à la protection de la vie privée.

Disposez-vous déjà d’un accès au Registre national ou avez-vous déjà obtenu communication de données en provenance de celui-ci ? Si oui, en vertu de quelle autorisation ?

Indication des finalités pour lesquelles l’utilisation du numéro d’identification est sollicitée. Il s'agit d'une information importante en vue de l’examen de la demande par le Comité sectoriel. En effet, c’est sur la base des finalités que le Comité sectoriel pourra s’assurer que l’utilisation est adéquate, pertinente et non excessive:

• déterminée(s) : indiquer ce qu’il adviendra des données à caractère personnel utilisées, afin d’informer aussi complètement que possible le Comité sectoriel et les personnes dont les données seront traitées ;
• explicite(s) : il ne suffit pas que la finalité soit claire pour le Comité sectoriel; elle doit également être définie aussi précisément que possible, de manière à ce que son contenu soit compréhensible pour tout citoyen ;
• légitime(s) : démontrer qu’un équilibre existe entre l’intérêt qu’ont les personnes concernées (= celles dont les données à caractère personnel sont traitées) à préserver leurs droits et libertés et l’intérêt du demandeur.

Relevé des connexions au réseau : il est question d'une "connexion au réseau " lorsque le numéro de Registre national est utilisé comme clé d'identification dans le cadre du flux de données à caractère personnel (échange, communication,…) pour lequel une autorisation du Comité sectoriel est demandée. Indiquer chaque fois si les autres instances concernées par ces connexions ont été autorisées à se servir du numéro de Registre national.

La durée pour laquelle l’autorisation est demandée. Les raisons pour lesquelles la durée proposée a été choisie seront exposées.