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Introduire une demande d'autorisation

Les organismes publics ou privés remplissant une mission d’intérêt général peuvent introduire une demande d’autorisation auprès de la Commission, qui en confiera le traitement à un comité sectoriel. Il va de soi qu’il faut préciser clairement dans la demande :

• en quoi l'accès aux données est indispensable ;
• qui doit avoir accès à celles-ci ;
• pendant combien de temps.

Le comité sectoriel compétent se livrera à un examen approfondi de la demande, au cours duquel il mettra en balance l’objectif poursuivi par le traitement et les intérêts des personnes concernées. En fonction du résultat ainsi obtenu, il accordera ou refusera l’autorisation sollicitée.Lorsque le Comité sectoriel octroie une autorisation, le ou les bénéficiaires spécifiques sont en principe mentionnés dans la délibération même. Cette délibération fixe les conditions d'utilisation des données demandées, par exemple l'élaboration d'une politique de sécurité ou la désignation d'un conseiller en sécurité.

La procédure en bref

La demande d’autorisation est adressée par écrit à la Commission de la protection de la vie privée (Rue Haute, 139 – 1000 Bruxelles).

La Commission de la protection de la vie privée la transmet ensuite au Comité sectoriel du Registre national et au Service public fédéral Intérieur. En tant qu'institution de gestion, ce dernier émettra un avis juridique et technique.

Les délais fixés dans la loi ne commencent à courir qu’à partir du moment où le dossier est complet. Le fait que la demande d’autorisation contienne toutes les précisions nécessaires, soit rédigée de manière intelligible et soit correctement motivée a une incidence déterminante sur la rapidité du traitement.

Dès que le dossier est complet, le Service public fédéral Intérieur dispose de 15 jours pour fournir un avis juridique et technique au Comité sectoriel du Registre national.

Le Comité sectoriel du Registre national dispose quant à lui de 30 jours pour statuer sur la demande d'autorisation, ce délai prenant cours à compter de la réception de l’avis juridique et technique ou à compter de l’expiration du délai de 15 jours au terme duquel ledit avis aurait dû être fourni. Si le Comité sectoriel du Registre national ne se prononce pas dans ce délai, sa décision est réputée conforme à l’avis juridique et technique.

Informations pratiques

Vous trouverez dans les lignes qui suivent un exposé schématique des informations à fournir dans la demande d’accès/de communication. À condition de vous y référer pour compléter le modèle de formulaire (version Word / fichier PDF) également disponible sur le site, la procédure de demande devrait se dérouler sans encombre.

Requête d'autorisation

Toute requête d'autorisation auprès du Comité sectoriel du Registre national devra être introduite en adressant au Comité le formulaire de demande (document Word/fichier pdf) dûment complété. En cas d'information incomplète ou insuffisante, il se peut que le dossier soit considéré comme n’étant pas en état d'être examiné. Dans ce cas, le demandeur sera invité à fournir des informations complémentaires, ce qui aura pour effet de ralentir le traitement du dossier. Le formulaire de demande d'autorisation permet au demandeur de communiquer les informations suivantes.

Objet de la demande

Tout d'abord, vous devez cocher la/les cas(s) appropriée(s) afin d'indiquer l'objet de votre demande. Vous demandez peut-être l'utilisation du numéro d'identification du Registre national et/ou l'accès ou la communication de données dudit Registre. Il est également possible de demander l'accès aux données du Registre d'attente ou du Registre des cartes d'identité ou de demander la communication de ces données.

Informations relatives au demandeur

Les informations à fournir sont les suivantes :

• nom ;
• statut juridique ;
• adresse ;
• coordonnées de l’organisme (téléphone/fax/adresse électronique) ;
• coordonnées de la personne de contact (nom/prénom/téléphone/fax/e-mail/fonction).

Veillez à indiquer également si vous disposez déjà d'une autorisation d'accès et/ou d'utilisation du numéro de Registre national, ainsi que, le cas échéant, les références de cette autorisation (arrêté royal ou délibération).

Recevabilité

Cette information permet de vérifier si le demandeur peut prétendre à l 'octroi d'une autorisation. Le demandeur doit démontrer et motiver qu'il fait partie d'une des catégories visées à l'article 5 de la Loi du 08 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (LRN) :

• autorité publique belge : lois, décrets ou ordonnances pour l’exécution desquel(le)s l’accès / la communication est nécessaire ;
• organisme public ou privé de droit belge :
  • lois, décrets ou ordonnances sur la base desquel(le)s l'organisme concerné s'est vu confier une tâche d’intérêt général dont l’exécution exige un accès / une communication,
  • tâche d’intérêt général dont l’exécution requiert un accès / une communication ;
• notaires et huissiers de justice : lois, décrets ou ordonnances sur la base desquel(le)s ils sont habilités à avoir connaissance de certaines informations reprises dans le Registre national ;
• Ordre des Pharmaciens : loi relative au Registre national ;
• Orde van de Vlaamse balies (Ordre du barreau flamand) et Ordre des barreaux francophones et germanophone : dispositions concernant les tâches que les avocats accomplissent en tant qu'auxiliaires de la justice et en vertu desquelles ils doivent disposer de certaines informations ;
• personnes physiques ou morales agissant en qualité de sous-traitant d’une autorité publique belge ou d’un organisme public ou privé de droit belge :
  • le demandeur est l’autorité ou l’organisme concerné(e),
  • la base juridique (voir plus haut),
  • l’identité du sous-traitant et la durée de la sous-traitance,
  • la confirmation que le sous-traitant agit sous le contrôle et la surveillance de l’autorité ou de l’organisme en question,
  • un document joint attestant que le sous-traitant s’est formellement engagé à respecter la réglementation relative à la protection de la vie privée.

Indication des finalités pour lesquelles l’accès ou la communication est sollicité(e)

Il s'agit d'une information importante en vue de l’examen de la demande par le Comité sectoriel. En effet, c’est sur la base des finalités que le Comité sectoriel pourra s’assurer que les données à caractère personnel demandées sont adéquates, pertinentes et non excessives.

Il convient de décrire la raison concrète par laquelle les données demandées vont être traitées. Elle ne peut pas être confondue avec un objectif général et doit être décrite de manière précise et claire.

Le demandeur doit également justifier en quoi la finalité qu'il poursuit est légitime dans son chef. À ce titre, il convient qu'il décrive la mission de service public pour laquelle le traitement de données poursuivi est nécessaire, qu'il mentionne la base légale lui ayant conféré cette mission de service public, … (art. 5 LRN, art. 5 LVP).

Description générale du contexte de la demande d'autorisation

Le demandeur doit décrire dans quelle mesure l'accès aux données demandées (ou l'utilisation du numéro d’identification du Registre national) aura un impact sur sa manière actuelle de réaliser les traitements de données pour la finalité poursuivie. Le demandeur doit fournir une description de la méthode actuelle de travail.

Listing des données demandées

Il convient de décrire les catégories de personnes à propos desquelles des données sont sollicitées ainsi que les catégories de données demandées. Une justification du besoin précis et de la durée de conservation souhaitée est également demandée.

Historique et mutations

Ces rubriques font référence à une éventuelle demande d'accès aux modifications qui ont été apportées aux données demandées dans le passé ou à la réception automatique des modifications qui interviendront dans le futur à propos des données auxquelles un accès est autorisé.

Indication de la fréquence de l'accès ou de la communication demandés

Mentionner si la demande concerne un accès unique, périodique ou permanent aux données.

Usage interne et/ou communication à des tiers

Préciser si les données à caractère personnel sont uniquement destinées à un usage interne ou si elles seront également communiquées à des tiers.

Durée pour laquelle l’autorisation est demandée et justification Utilisation du numéro d'identification du Registre national

Si vous ne souhaitez pas solliciter l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification du Registre national, ne complétez pas cette partie du formulaire. Dans le cas contraire, précisez le type de traitement qui sera opéré à l'aide de ce numéro et la raison concrète par laquelle vous envisagez d'utiliser ce numéro.

Connexions au réseau

Par "connexion au réseau" on entend le fait de communiquer à des tiers de manière automatisée des données à caractère personnel par interconnexion de systèmes d'information en utilisant le numéro du Registre national des personnes concernées comme clef primaire. Indiquez chaque fois si les autres instances concernées par ces connexions ont été autorisées à se servir du numéro de Registre national.

Autorisations générales

Lorsque le Comité sectoriel octroie une autorisation, le ou les bénéficiaires spécifiques sont en principe mentionnés dans la délibération même. Cette délibération fixe les conditions d'utilisation des données demandées, par exemple l'élaboration d'une politique de sécurité ou la désignation d'un conseiller en sécurité.

Quand le Comité constate que des organismes publics ou privé exerçant une mission d’intérêt général doivent faire face à besoin structurel similaire en termes d’utilisation de certaines données du Registre national et/ou du n° du Registre national, le Comité sectoriel octroie également des autorisations à une catégorie de bénéficiaires sans les désigner nommément. Ces autorisations sont qualifiées d'autorisations générales. Le Comité définit alors les conditions auxquelles doit satisfaire un bénéficiaire de cette catégorie pour pouvoir bénéficier de l'autorisation.

Toutes les demandes d'autorisation doivent être introduites par écrit auprès du Comité sectoriel du Registre national, rue Haute 139, 1000 Bruxelles. Pour certaines autorisations générales, le Comité sectoriel met à disposition une lettre type que vous pouvez télécharger et imprimer en cliquant sur le lien ci-dessous. Seules les demandes introduites sous cette forme seront déclarées recevables. En outre, chaque lettre type doit être accompagnée d'un formulaire d'évaluation signé concernant la sécurité. Les lettres type sont disponibles à la page reprenant les autorisations générales "Registre national".

Remarque: certaines des ces demandes s’adressent aussi bien au Comité sectoriel du Registre national qu’au Comité sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé mais ne doivent être envoyées qu’une seule fois à l’adresse du dernier comité sectoriel cité.

Attention

Afin de permettre une évaluation du respect des exigences de la LVP en ce qui concerne la sécurité des systèmes d’information impliqués, les deux formulaires :

• la "Proposition de désignation d'un conseiller en sécurité de l’information " (document Word / fichier PDF),
  ainsi que
• la "Déclaration de conformité relative à la sécurité du système d’information faisant l’objet de la demande d’autorisation d’accès ou de connexion au registre national" (document Word / fichier PDF),

seront systématiquement joints, après avoir été dûment complétés et signés, à toute demande d’accès au Registre national ou de communication de données dudit registre.

Ces deux formulaires se réfèrent aux "Mesures de référence de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel" préconisées par la Commission de la protection de la vie privée.