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Votre droit d'accès dans le cadre du traitement de données à caractère personnel

Précisément pour permettre ce contrôle, la Loi vie privée prévoit un droit d'accès, lié à un droit de communication (voir à ce sujet l'article 10 de la Loi vie privée).

Plus concrètement, le responsable du traitement doit vous fournir les informations suivantes :

• le fait que des données vous concernant sont ou non traitées ;
• le but dans lequel ces données sont traitées ;
• la nature des données ;
• l'origine des données ;
• les catégories de destinataires de ces données.

Le responsable du traitement doit également vous informer des données traitées sous une forme compréhensible.

Le droit d'accès ne veut pas nécessairement dire que le dossier dans lequel se trouvent les données à caractère personnel est transmis ou que vous devez pouvoir le consulter sur un écran d'ordinateur. Le responsable du traitement n'est pas non plus obligé de vous remettre une copie des données traitées. En d'autres termes, il lui suffit de vous communiquer les données et c'est le responsable du traitement qui décide de la manière dont cette communication est faite.

L'exercice de ce droit d'accès est gratuit.

Pour exercer votre droit d'accès, vous devez adresser une demande au responsable du traitement. En tant que personne concernée, vous devez prouver votre identité. Nous vous conseillons donc de joindre une copie de votre carte d'identité à votre demande.

La demande doit aussi répondre à une série d'exigences formelles. Conformément à la Loi vie privée elle doit ainsi être signée et datée. La demande peut être envoyée par la poste ou par un autre moyen de télécommunication (p. ex. fax ou e-mail avec une signature électronique) ou directement déposée sur place.

Pour vous faciliter les choses, la Commission met à disposition une lettre type que vous pourrez utiliser pour exercer votre droit d'accès. Il vous suffira d'y compléter vos coordonnées et de cocher les informations que vous désirez recevoir (zones grises).

Si ces conditions sont respectées, le responsable du traitement sera obligé de vous communiquer les données demandées et disponibles concernant les données traitées qui vous concernent. Les informations doivent vous être communiquées dans les 45 jours qui suivent la réception de la demande.

Si le responsable du traitement ne réagit pas ou rejette votre demande, ou si sa réponse ne vous suffit pas, vous pourrez toujours vous adresser à la Commission vie privée qui, dans ce cas, interviendra en qualité de médiateur pour faire respecter votre droit.

La Commission a également rédigé une lettre type contenant une demande de médiation (zones grises à compléter) si le responsable du traitement ne réagit pas à votre demande, refuse de vous communiquer des informations ou si sa réponse ne vous semble pas suffisante et que vous désirez une intervention de la Commission vie privée.

Vous ne pourrez pas invoquer de droit d'accès s'il s'agit de traitements de données à caractère personnel destinés exclusivement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires dans la mesure où l'exercice de ce droit entraverait une publication prévue ou dévoilerait des indications sur les sources de l'information.

Dans le cadre de certains traitements gérés par les instances suivantes, vous ne pouvez pas non plus exercer votre droit d'accès directement :

• les services de renseignement ;
• les services de police ;
• la Fondation européenne pour Enfants Disparus et Sexuellement Exploités (Child Focus),
• la Commission bancaire, financière et des assurances.

Il n'y a pas non plus d'accès direct possible au niveau des traitements nécessaires dans le cadre de la Loi anti-blanchiment.

En ce qui concerne les traitements dans lesquels le droit d'accès ne peut pas être exercé directement, la Loi vie privée a mis en place un système d'accès " indirect" au données (voir à ce sujet l'article 13 de la Loi vie privée). En d'autres termes, dans ce cas, le droit d'accès est exercé par une intervention de la Commission vie privée.

La demande d'intervention de la Commission vie privée doit être introduite par écrit et être datée. Elle doit qui plus est contenir au minimum le nom, le prénom, la date de naissance et la nationalité de la personne concernée ainsi qu'une copie de sa carte d'identité, de son passeport ou d'un document y assimilé.

Pour vous faciliter les choses, la Commission a également rédigé une lettre type que vous pourrez utiliser pour exercer votre droit d'accès indirect en demandant à la Commission vie privée d'intervenir et qu'il vous suffira de compléter (zones grises).

Après réception d'une demande d'accès indirect, la Commission vie privée prend contact avec le service concerné et procède à toutes les vérifications qu'elle estime opportunes. Lorsque la Commission vie privée effectue des vérifications auprès des services de police, elle peut demander la rectification ou la suppression de données ou demander l'introduction de données différentes de celles traitées par le service concerné. Elle peut aussi interdire la communication de données. Ensuite, conformément à la législation et pour ne pas nuire à la confidentialité de l'enquête, la Commission vie privée communique au demandeur uniquement que les vérifications nécessaires ont été effectuées. Si la Commission vie privée l'estime nécessaire, après avis du service de police concerné, elle peut aussi communiquer d'autres informations.

Si la Commission vie privée effectue des vérifications auprès de la Sûreté de l'État, elle fera à cette instance des recommandations motivées sur les mesures qu'elle estime nécessaire de prendre.

Dans une série de cas, certaines législations prévoient un droit d'accès/consultation spécifique. Nous avons repris ci-dessous plusieurs situations auxquelles la Commission vie privée a déjà été confrontée par le passé.

Données relatives à la santé

Étant donné la nature spécifique des données relatives à la santé, la Loi vie privée prévoit un régime légèrement différent pour ce type de données. Sans porter préjudice à l'application de la Loi relative aux droits du patient, la Loi vie privée stipule que vous avez le droit d'être informé, soit directement, soit indirectement et plus précisément avec l'aide d'un praticien professionnel des soins de santé, des données à caractère personnel relatives à votre santé.

Cet accès indirect n'entre en ligne de compte qu'à la demande de la personne concernée elle-même ou à la demande du responsable du traitement.

Un report de la communication de données à caractère personnel est exceptionnellement possible dans le cadre des traitements destinés à des études médico-scientifiques.

La Loi relative aux droits du patient prévoit toutefois un droit d'accès spécifique. Ce droit est destiné à vous permettre d'exercer un contrôle sur les données vous concernant reprises dans un dossier patient et sert donc à protéger votre vie privée. En d'autres termes, le droit d'accès spécifique décrit dans la Loi relative aux droits du patient est donc une particularisation du droit général d'accès prévu par l'article 10 de la Loi vie privée. Comme on l'a déjà dit, la Loi vie privée reste donc applicable au droit d'accès aux données relatives à la santé qui ne sont pas reprises dans un dossier patient (p. ex. des données relatives à la santé tenues par l'employeur).

Il doit être donné suite à toute demande de consultation d'un dossier patient sur la base de la Loi relative aux droits du patient au plus tard dans les 15 jours qui suivent la réception de la demande. Les éventuelles notes personnelles d'un praticien professionnel des soins de santé et les données qui concernent des tiers sont exclues de ce droit de consultation. En principe, ce droit est exercé directement. Pour être tout à fait complets nous mentionnerons encore que cette loi spécifique prévoit également un droit de copie.

Pour plus d'informations sur la Loi relative aux droits du patient, vous pouvez consulter le site web du Service de médiation fédéral "Droits du patient".

Publicité de l'administration

La Constitution prévoit la publicité des documents administratifs. Si vous êtes en contact avec une administration publique (p. ex. une commune), vous êtes en principe titulaire de ce droit constitutionnel.

Un des droits concrets liés à cette publicité de l'administration concerne plus spécifiquement le droit de consultation, en principe, gratuit. Étant donné la répartition des compétences, en Belgique il existe plusieurs réglementations sur la publicité qui présentent chacune des caractéristiques communes mais aussi des particularités.

En principe, ces législations ont également créé des instances de recours spécifiques pour le cas où la publicité serait refusée par une administration.

Membres du conseil communal

Un droit d'accès très spécifique est attribué aux membres du conseil communal, précisément pour leur permettre d'exercer leur droit de contrôle démocratique en tant que membre du conseil communal.

Pour les membres du conseil communal des communes flamandes on peut se ré férer au décret communal du Gouvernement flamand dont l'article 30 stipule, entre autres : "Les conseillers communaux ont le droit de consulter tous les dossiers, pièces et actes qui concernent l'administration de la commune. Ce droit doit être concrétisé dans le règlement d'ordre intérieur du conseil communal.

Pour les membres du conseil communal des communes wallonnes on peut se référer au "Code de la démocratie locale et de la décentralisation" dont l'article L1122-10 prévoit une réglementation similaire: "Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration, ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil".

En ce qui concerne les communes bruxelloises, on retrouve également une réglementation similaire dans la (Nouvelle) Loi communale fédérale (article 84): "Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil".

Lire également dans le lexique: droit d'accès - responsable du traitement - données à caractère personnel