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La déclaration

Le traitement automatisé de données à caractère personnel peut être déclaré à la Commission de deux manières :

• le responsable du traitement peut compléter un formulaire directement sur le site Internet de la Commission ;
• il peut télécharger un formulaire à imprimer.

Une contribution est due pour chaque déclaration : 25 euros si la déclaration est introduite par voie électronique, 125 euros si le formulaire papier est utilisé. Un montant unique sera facturé pour toutes les nouvelles déclarations papier envoyées à la Commission par un même responsable de traitement et qui nous parviennent simultanément, le cachet de la poste faisant foi.

Sur son site Internet, la Commission prévoit un guichet électronique qui guide de manière conviviale le déclarant au fil des différentes étapes de la déclaration.

Bien que le traitement doive être déclaré avant qu'il ne commence, une déclaration existante peut être modifiée ou supprimée ultérieurement.

Une modification est soumise au paiement d'une contribution de 20 euros.

Dans les 3 jours, vous recevrez un accusé de réception de votre déclaration et dans les 21 jours, la Commission vous transmettra les éléments suivants : votre numéro d'identification personnel (numéro HM), le numéro d'identification de votre traitement (numéro VT), une copie de la déclaration et enfin une facture.

Le guichet électronique vous offre les déclarations électroniques suivantes :

• notification d'un nouveau traitement de données au moyen :
  • d'une déclaration ordinaire,
  • d'une déclaration VIA/DPR,
  • d'une déclaration de codage de données à des fins historiques, statistiques ou scientifiques,
  • d'une déclaration de traitement ultérieur de données codées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques,
  • d'une déclaration de traitement ultérieur de données non-codées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques,
  • d'une déclaration thématique pour l'installation et l'utilisation d'une caméra de surveillance dans un lieu ouvert,
  • d'une déclaration thématique pour l'installation et l'utilisation d'une caméra de surveillance dans un lieu fermé,
  • d'une déclaration thématique pour l'installation et l'utilisation d'une caméra de surveillance des travailleurs sur un lieu de travail surveillé ;
• notification d'une modification d'un traitement de données ;
• notification d'une fin de traitement de données.

Les déclarations papier peuvent être téléchargées sur cette page. Ces versions papier ne peuvent être introduites que par courrier ou être déposées en nos bureaux. Les déclarations qui nous parviennent par e-mail, par fax ou par quelque autre moyen que ce soit ne seront pas prises en considération.

La Commission met à disposition les formulaires papiers suivants :

• déclaration ordinaire : formulaire de déclaration - note explicative
• déclaration de codage de données à des fins historiques, statistiques ou s cientifiques : formulaire de déclaration - note explicative
• déclaration de traitement ultérieur de données codées à des fins historique s, statistiques ou scientifiques : formulaire de déclaration - note explicative
• déclaration de traitement ultérieur de données non-codées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques : formulaire de déclaration - note explicative
• déclaration de suppression d'un traitement : formulaire de déclaration

Vous pouvez également obtenir ces documents sur papier en complétant ce formulaire de demande.

La déclaration ne contient pas les données à caractère personnel concrètes qui sont traitées, mais bien une description des caractéristiques du traitement. Le responsable du traitement doit obligatoirement mentionner certaines données :

• la dénomination du traitement ;
• les finalités ;
• les catégories de données traitées (et donc pas les données elles-mêmes) ;
• l'éventuelle base légale ou réglementaire permettant le traitement ;
• les destinataires potentiels à qui les données peuvent être fournies ;
• les garanties en cas de communication à des tiers ;
• la manière dont les personnes concernées sont informées si leurs données sont communiquées à des tiers ;
• la personne de contact à qui l'on peut s'adresser pour exercer ses droits ;
• les mesures prises afin de faciliter l'exercice des droits de la personne concernée ;
• le délai de conservation ;
• les mesures de sécurité
• l'éventuel transfert à l'étranger.

Les traitements manuels ne doivent pas être déclarés et certains traitements automatisés sont dispensés de l'obligation de déclaration. Ces dispenses sont mentionnées dans l'Arrêté d'exécution du 13 février 2001 et portent sur un certain nombre de traitements assez courants qui concernent notamment l'adminis tration du personnel, l'administration des salaires, la comptabilité, la gestion de la clientèle et des fournisseurs (liste des traitements qui ne doivent pas être déclarés) . Cette dispense ne signifie toutefois pas que les autres dispositions légales ne doivent pas être respectées.
Enfin, l'obligation de déclaration ne s'applique pas aux traitements qui visent uniquement à tenir à jour un registre imposé légalement et qui est destiné à informer le public. Le registre doit en principe être consultable par tous.

Grâce à la déclaration VIA/DPR, les organisations (professionnelles) ont la possibilité de mettre à la disposition de leurs membres un formulaire de déclaration qui a déjà été rempli partiellement par l'organisation. Les membres de l'organisation peuvent continuer à compléter cette déclaration pré-remplie (ce qui se limitera très souvent aux coordonnées et aux mesures de sécurité) et l'introduire auprès de la Commission via Internet (25 euros) ou l'envoyer par la poste sur formulaire papier (125 euros).

Le législateur interdit l'utilisation de données à caractère personnel à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées. Il existe toutefois une exception importante, à savoir lorsque de tels traitements (ultérieurs) sont effectués à des fins historiques, statistiques ou scientifiques (HSS).

La notion de traitement ultérieur se rapporte au cas dans lequel le responsable d'un traitement, qui traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités normales, souhaite réutiliser lui-même ces mêmes données ou souhaite les communiquer à un destinataire en vue d'une étude HSS. La réutilisation concerne des traitements pour des finalités que les personnes concernées ne peuvent pas prévoir lors du traitement initial.

Il est question d'un traitement ultérieur à des fins HSS si différents journaux souhaitent transmettre les données à caractère personnel de ces abonnés à une université. Ces données peuvent alors par exemple encore être couplées avec des données provenant d'autres sources – pour une étude scientifique portant sur les habitudes de lecture de la population.

En principe, le traitement ultérieur de données à caractère personnel à des fins HSS se fait au moyen de données anonymes.

Si ce mode de traitement ne permet pas d'atteindre les finalités HSS, le responsable du traitement ultérieur peut utiliser des données codées.

Si cette méthode ne permet pas non plus d'atteindre les finalités HSS, le responsable du traitement ultérieur peut utiliser des données non codées. Il s'agit alors de données à caractère personnel qui contiennent des données d'identification complètes.

L'Arrêté d'exécution du 13 février 2001 prévoit une procédure (de déclaration) spécifique pour le traitement de données codées et non codées.

Le formulaire de déclaration thématique offre au responsable du traitement la possibilité d'utiliser un formulaire simplifié et partiellement rempli par la Commission et ce pour des traitements de données déterminés. Ces déclarations thématiques ne sont disponibles que sous forme électronique.

A ce jour, les déclarations thématiques suivantes sont disponibles :

• surveillance par caméra sur un lieu ouvert ;
• surveillance par caméra d'un lieu fermé ;
• surveillance au regard de travailleurs sur le lieu de travail surveillé.

Lire également nos FAQ : déclaration - déclaration procédure VIA/DPR - déclaration traitements ultérieurs - déclaration d'une caméra de surveillance

Lire également dans le lexique: traitement automatisé de données - déclaration - responsable de traitement - dispensés - déclaration VIA/DPR - traitements (ultérieurs) - fins historiques, statistiques ou scientifiques - données anonymes - données codées - surveillance par caméra - lieu ouvert