Pour que les règles d'entreprises contraignantes soient considérées comme offrant des garanties suffisantes quant au respect de la protection des données, il faut qu'elles soient autorisées par les autorités nationales de protection des données compétentes. Une procédure de coopération entre les différentes autorités nationales a été élaborée par le Groupe de travail Article 29 et elle permet à la société multinationale d’introduire sa demande auprès d’une autorité nationale unique qui prendra contact avec les autres autorités concernées dans l’Union européenne, pour permettre un examen concerté du projet de règles, et pour favoriser des décisions cohérentes des différentes autorités de protection des données sur le projet de règles d'entreprises contraignantes.

Cette procédure de coopération est décrite dans un document de travail du Groupe de travail Article 29 :

• Document de travail du 14/4/2005 relatif à une procédure de coopération en vue de l’émission d’avis communs sur le caractère adéquat de la protection offerte par les «règles d’entreprise contraignantes» (WP107).

En outre, plusieurs autorités, dont la Belgique, ont convenu de participer à un système de reconnaissance mutuelle afin de dégager des positions harmonisées, basé sur la confiance entre les autorités de protection des données lorsque des règles d'entreprise contraignantes on été analysées par trois d'entre elles.

Une fois que la procédure européenne est finalisée, les règles d’entreprise contraignantes peuvent être soumises aux différentes autorités nationales pour obtenir leur autorisation.

En Belgique, l'autorisation nationale est prise par le biais d'un Arrêté Royal adopté après avis de la Commission de la protection de la vie privée. En pratique, une fois la procédure européenne finalisée, l’entreprise multinationale envoie, par courrier postal ou électronique, le projet de règles d’entreprise contraignante à la Commission de la protection de la vie privée.

Dès que la Commission estime que le dossier est en état, elle en informe l’entreprise multinationale et le SPF Justice qui lui adresse à ce moment une demande d’avis officiel. L’avis est rendu endéans les 60 jours. En cas d’avis positif, l'Arrêté Royal est adopté par le Ministre de la Justice.

Pour plus d’informations, veuillez consulter le protocole d’accord conclu entre le SPF Justice et la Commission.