Dois-je systématiquement faire une déclaration auprès de la Commission vie privée dès que je traite les données à caractère personnel de quelqu'un dans le cadre des mes activités de marketing direct ?

En principe, vous devez déclarer tout traitement de marketing direct partiellement ou totalement automatisé. Vous devez également informer la Commission vie privée de tout changement substantiel au niveau du traitement (par exemple en cas de transmission des fichiers) qui entraîne la modification des informations reprises dans une déclaration antérieure. Vous devez aussi informer la Commission vie privée lorsque vous arrêtez le traitement.

Cette déclaration peut être faite ou complétée à l'aide d'un formulaire sur papier que vous devez ensuite envoyer à la Commission vie privée ; elle peut aussi se faire directement sur son site web.

Plusieurs dispenses à l'obligation de déclaration sont prévues dont certaines peuvent éventuellement s'appliquer dans le cadre de vos activités de marketing direct. Les conditions cumulées à respecter diffèrent selon la nature du message que vous envoyez :

Marketing direct commercial

  • La personne concernée est au moins un de vos clients potentiels ;
  • Vous ne traitez aucune “donnée sensible”;
  • Vous avez obtenu les données du destinataire du message directement auprès de lui;
  • Vous ne communiquez pas les données du destinataire du message à des tiers en vue d'une finalité qui ne découle pas d'une obligation légale ou en vue d'une finalité qui ne fait pas partie de la gestion normale d'une société.

Marketing direct non commercial par une fondation, une association ou toute autre institution sans but lucratif

  • Votre message doit avoir un lien avec l'objet social que vous poursuivez ;
  • La personne concernée est un membre ou le bénéficiaire de votre fondation, votre association ou votre institution ou est une personne avec laquelle vous entretenez régulièrement des contacts ;
  • Vous avez obtenu les données du destinataire du message directement auprès de ce dernier ;
  • Vous ne communiquez pas les données du destinataire du message à des tiers en vue d'une finalité qui ne découle pas d'une obligation légale ;
  • Vous ne conservez pas les données à caractère personnel traitées plus que le temps nécessaire pour l'administration de vos membres, contacts et bénéficiaires.

Autres cas de marketing direct non commercial (entre autres les personnes physiques qui interviennent en qualité de responsable)

  • Limitation aux données d'identification nécessaires à la communication ;
  • Prise de contact avec la personne concernée est le seul but ;
  • Vous ne transmettez pas les données du destinataire à des tiers ;
  • Vous ne conservez pas les données à caractère personnel traitées plus que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité de votre traitement.

Il découle en tout cas de l'application de ces règles qu'une déclaration reste bel et bien nécessaire dès qu'il est question, p. ex. de la vente ou de la location d'un fichier à des tiers.

Si vous désirez de plus amples informations sur la déclaration et les dispenses de déclaration, nous vous conseillons de consulter la partie spécifique de notre site relative aux déclarations.

back