La déclaration doit être effectuée par le responsable du traitement, c'est-à-dire par celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel. Le responsable du traitement peut être une personne morale, une personne physique, un service public, une association de fait, etc.

Il arrive que les finalités ou les moyens soient déterminés conjointement par plusieurs responsables. Ils introduiront alors une déclaration commune.